Gyakorlatilag négy fő szakaszra bontjuk a munkafolyamatot, melyek megegyeznek a nemzetközi beutaztatás és kiutaztatás részeivel. Vagyis:

1. Előkészítés
2. Értékesítés
3. Bonyolítás
4. Elszámolás

SZERVEZETT BEUTAZTATÁS

- beutaztatást aktív turizmusnak nevezi → a beutazó turista költése a fogadó országnak devizabevételt jelent. A
- nemcsak a turizmusban közvetlenül érdekelt szolgáltatóknál, hanem a gazdasági élet számos területén , a kereskedelemtől a foglalkoztatásig jelentkezik többletforgalom.
- turisták csoportosan vagy egyénileg, szervezett vagy nem szervezett formában érkeznek

A beutazó utazásszervezés szereplői

• az utasok , akik minden esetben külföldi állampolgárok
• az utazásszervező vállalkozások, utazási irodák – egyrészről külföldi utazásszervezők és közvetítők, másrészről a magyar fogadóirodák, a hazai utazásszervezők
• a szolgáltatók – szálláshelyek, éttermek, programgazdák, autóbuszt kölcsönző vállalkozások….

Az utazásszervezés szereplői közötti kapcsolatokat szerződésekben rögzítik

A nemzetközi beutazási utazásszervezés munkafolyamata

• ELőKÉSZÍTÉS

A külföldi kereslet megismerése

• piackutató utazások
• részvétel nemzetközi szakmai kiállításokon, rendezvényeken

A rendelkezésre álló szolgáltatások felmérése

• ajánlható szállodák, éttermek
• programok, külön rendezvények, fesztiválok

Megállapodás a szolgáltatókkal

• szerződések megkötése
• előfoglalások biztosítása

Túraútvonalak megtervezése

• közlekedési eszközök létszám szerinti kiválasztása
• konkrét útvonal kijelölése figyelemmel az út-idő arányra, időjárási problémákra
• célcsoportok megválasztása ( kiknek szándékozunk eladni )

Kalkuláció elkészítése - az előkalkuláció

Célja : az egy főre számítandó kiajánlási ár meghatározása valamely konvertibilis pénznemben. Európába a kiajánlási árat EUR-ban, tengeren túlra USD-ban, az euróövezetbe nem tartozó európai országokba az euro mellett a nemzeti valutában ( pl. Nagy Britanniába GBP ) kell megadni.

• ÉRTÉKESÍTÉS

Az ajánlatok terítése

• bizalmas tarifák kiküldése
• partnerek felkeresése ( akviziciós utak ) vagy meghívása ( study tour keretében az árualap bemutatása )
• ajánlattevő levelek kiküldése

Megrendelések felvétele

• az írásban érkezett megrendeléseket rögzíteni kell, a szükséges szolgáltatásokat biztosítani
• a végleges válaszokat írásban visszaigazolni

• LEBONYOLÍTÁS

Szolgáltatások megrendelésének véglegesítése

• az ajánlattételkor tett előfoglalásokat véglegesíteni, elsősorban a szálláshelyeknél fontos, mert itt a kötbérmentes lemondási idő 15-30 nap ( egyéni vendégnél kevesebb 1-4 nap )
• éttermeknél menüsoros foglalások ( a menüegyeztetés miatt ! )
• programoknál, különösen ahol teljes, időpontra szóló összeállítást kértünk, a várt létszámot közölni

Forgatókönyv készítése

A forgatókönyv az idegenvezető részére készül, munkájának legfontosabb segédeszköze. Az utat szervező referens készíti.
Három részből áll:
1. rész Az út azonosító adatai

• a küldő iroda neve, címe, telefonja, referens adatai
• poziciószám
• az út megnevezése
• időpont , éjszakák száma
• szállás megnevezése
• ellátás ( teljes vagy félpenzió)
• létszám
• közlekedési eszköz ( saját busszal érkeznek vagy nekünk kell biztosítani)
• a busz vállalkozás neve, elérhetősége
• idegenvezető neve, telefonja

2. rész A út programja napra, órára lebontva
Követelmény , hogy világos, könnyen áttekinthető legyen. Az órák, napok jelölése a sorok elején , nem a szövegben !

• ELSZÁMOLÁS

Az idegenvezető elszámoltatása

• a csoport elutazása után elszámol a készpénzzel, számlákat mellékeli
• leadja az aláírt vouchereket,
• írásbeli jelentést készít, értékelve a szolgáltatók teljesítményét is ( a legjobb visszajelzés a további utak szervezése érdekében )
• ha az iroda alkalmaz az utasok felé érdeklődő kérdőíveket, ezeket is leadja

Elszámolás a szolgáltatókkal

Minden szolgáltató részletes számlát küld az irodának, melyet tételesen egyeztetni kell.
Ha nincs eltérés a megjelölt fizetési határidőig a kért összeget át kell utalni, késedelmes fizetés kötbért von maga után.

Elszámolás a küldő partnerrel

- ált. gyakorlat → partnereinktől előrefizetést kérünk, legalább az összeg 50 százalékáig.
- fennmaradó részt : érkezéskor bankcsekkel, vagy újra átutalással egyenlítik ki.
- végszámla kiállítása + elküldése minden esetben kell
- meg nem érkezett pénzek ( kinnlévőségek) tönkretehetik az iroda gazdálkodását, hiszen a szolgáltatóknak már fizetett, de a partnertől még nem érkezett meg az ellentétel.

Utókalkuláció elkészítése

- számlák megérkezése után a teljes csoportra készül

- összeveti az iroda → befizetett összegek és a szolgáltatók javára teljesített átutalások után képződött-e megfelelő árrés. - árrés feladata a vállalkozás költségeinek fedezése, újabb beruházások eszközlése és lehetőleg pozitív eredmény képződése

- árrés tömeg felülről számított 20 %-a , vagyis 25 % ÁFA az APEH- nak befizetendő.

- az utókalkuláció képet ad az irodának, hogy megfelelő utat állított össze, az előkalkulációban jól határozta meg a partner felé kiajánlott árat.

SZERVEZETT KIUTAZTATÁS

- iránya országhatáron kívüli, a turista diszkrecionális jövedelmét külföldön költi el, nemzetközi passzív turizmusnak nevezzük

A szervezett kiutazás lehet:

• csoportos

általában 15 fő feletti létszám, közös szervezett utazás

• egyénileg csoportos

ez az üdülésekre jellemző, amikor az utazás is sokszor egyénileg ( személygépkocsi, menetrendszerinti vagy charter járat ) történik előre lekötött kontingensekre

• egyéni ( néhány fő részére külön megrendelés )

A szervezett kiutaztatás utazásszervezésének munkafolyamatai:

1. ELőKÉSZÍTÉS

A kereslet alakulása

• gazdasági tényezők, jövedelmek, életszínvonal változása
• adminisztratív rendelkezések
• utazási szokások, divatirányzatok
• más utazási irodák ajánlatai ( konkurenciaelemzés )

A kínálat ismerete

• at uticélként kiválasztott terület partnerirodái, szolgáltatói ajánlatainak személyes tapasztalatokon nyugvó ismerete
• az uticél megközelíthetősége ( közlekedési eszközök, út-idő arány kialakítása, különösen az autóbuszos utazásoknál fontos )

repülős utaknál : közvetlen menetrendszerinti járat vagy átszállás lehetősége, esetleg
csak charterjárat igénybevétele

• Ajánlatkérés a fogadópartnertől

• több partnertől célszerű ajánlatot kérni
• formája levél vagy fax
• tartalma:
• tervezett létszám ( csoportos utazásnál az idegenvezető , buszos útnál a gépkocsivezető /k/ számának megjelölése )
• az utazás tervezett időpontja, időtartama , útvonala
• a közlekedési eszköz megjelölése, amivel a csoport érkezik
• a kért szolgáltatások mennyiségének és színvonalának részletezése
• esetleges külön igények kiemelése ( pl.: síbérlet, szakprogram, vásárbelépő, stb.)

A közlekedési eszköz biztosítása

• menetrendszerinti járatokra, elsősorban a légiközlekedésnél fontos, előzetes foglalás
• charter járatokra szerződés
• autóbuszos utakra megfelelő vállalkozó kiválasztása, díjtételek, feltételek rögzítése

Kalkuláció készítése

- Célja a részvételi díj megállapítása.
- Mindig egy főre készül.
- A csoportos költségek felmerülése miatt előre meg kell határozni az un. osztószámot, képzése általában a tervezett fizető utaslétszám 10 %-os csökkentése

2. ÉRTÉKESÍTÉS

Az utak kiajánlása

A programfüzet – az utazási iroda legfontosabb kiadványa. Készülhet egész évre szólóan,
téli-nyári utak bontásban, uticélok, közlekedési eszközök, az út jellege, stb. szerint

A szórólap – a másik közvetlen kiajánlási mód.

• 1-6 oldal terjedelmű, egyes utak vagy szériák propagálására szolgál
• tartalmi követelmények mint a programfüzetnél terjedelem függvényében

Az utazások értékesítése

- a pultos ügyintéző feladata
- Egyes kicsi irodában ez lehet az utakat szervező referens is.
- ő találkozik az utassal, ő képviseli az irodát,
- Az utazási irodák majd mindegyike a saját árualap ( vagyis amit ő szervezett ) mellett más irodák útjait is értékesíti
– ezt nevezzük idegen árualapnak. Előnye , hogy az utas szélesebb kínálatból választhat.

3. BONYOLÍTÁS

Lemondási határidőket figyelembe véve esetleges előfoglalások véglegesítése

Menetjegyek megrendelése , elhozatása

A forgatókönyv

- idegenvezető részére a forgatókönyvet elkészíteni.

- különbéség a beutaztató forgatókönyvhöz: a referens mellékletként átadja a vouchert ( készpénzhelyettesítő utalvány a partneriroda felé, mely igazolja felsorolva milyen szolgáltatást hány főre vehetnek igénybe ).
- 4 példányban készül → 2 pld. mindkét idvez aláírásával ellátva visszahozni

• Mellékletek átadása

repülő- , vonatjegy

• többpéldányos utaslista
• biztosítási igazolványok , ha az utasok nem kapták meg

Az idegenvezető felkészítése, eligazítás

- szóban felhívni a figyelmet biz. dolgokra (pl. valamely szolgáltatónál mire kell jobban figyelni, van-e a csoportban VIP vagy beteg vendég, milyen tapasztalatokkal jöttek haza az előző csoportok, stb. )
- fontosabb a telepített idegenvezető felkészítése:
- segít az elhelyezkedésben, a tartózkodás során rendelkezésre áll, bonyolítja a kirándulásokat
- első turnus előtt néhány nappal kiutazik, megismerkedik a szolgáltatókkal, programokkal
- kötelessége rendkívüli esetben a fogadópartnerral együttműködni

4. ELSZÁMOLÁS, ÉRTÉKELÉS

• Idegenvezető elszámoltatása – hazaérkezés után, jelentés leadása, leigazolt voucherek visszaadása, elszámolás a készenléti pénzzel , az út tapasztalatainak megbeszélése.

• Szolgáltatókkal – a közlekedési vállalkozások, fogadópartnerek megküldik a számlákat

→ Helyességükről meg kell győződni.
→ Fizetés átutalással az utazási vállalkozó számlavezető bankján keresztül történik
→ A külföldre átutalandó konvertibilis pénznemben kiállított számla devizaeladási árfolyamon átszámított forintértékét terheli a bank az iroda számlájára.

• Utókalkuláció

→ készítésénél összevetik a befizetéseket a tényleges ráfordításokkal
→ nem egy főre, hanem a teljes csoportra készül
→ végén kiszámolt pozitív vagy negatív árrés megmutatja az út eredményességét vagy ráfizetéses voltát.
→ Az árrésszint egy mutatószám, jelzi, hogy az árbevétel százalékban hány százalék a tervezett vagy tényleges árrés.
Képlettel: ___árrés_____ x 100 = árrésszint %
árbevétel