Kongresszusi turizmus:

A konferenciaturizmus az idegenforgalom egyik legdinamikusabban fejlődő szektorának számít.
A kongresszusi turizmus a minőségi turizmus legfontosabb ága.
A kongresszus olyan nagyobb szabású társas összejövetel, melyen azonos hivatású, közös érdeklődési körű résztvevők jelennek meg abból a célból, h szakmai tudásukat bővítsék és kicseréljék tapasztalataikat.
Magyarország, mint kongresszusi célország előkelő rangot vívott ki magának a nemzetközi mezőnyben. A társadalmi és gazdasági változások indukálják az itt megtartott összejöveteleket, a mi feladatunk az ehhez szükséges szakmai háttér biztosítása. Mo számára ez jelentős, mert kiemelkedő devizahozamot hoz és olyan vendégkört vonz ide, mely egyébként nem keresné fel hazánkat.

A kongresszusi piac 2 nagy területre osztható fel:

A, Szervezeti / szövetségi konferenciák és ülések

• nemzetközi, kormányközi szervezetek
• nemzetközi nem kormányközi szervezetek
• nem profitorientált szövetségek
• nemzetközi vallási és politikai szervek
• nemzetközi és helyi hivatalok
• nagy létszám (néhány ezer)
• ritka, hogy fizetnek a meghívottak részvételi díjat

B, Testületi ülések (corporate meetings)

• kis létszám
• vállalati ülések / találkozók
• incentív utazások
• eladást segítő szemináriumok (sales seminarium)
• tréning programok
• termékbemutatók
• részvényesek és igazgatók éves közgyűlései
• általában 80-100 fő, max. 200-300

A+B= rendezvényturizmus

Több mint 43ezer nemzetközi szervezet működik, mindezeket kiegészítik multinacionális cégek, szövetségek, nemzeti egyletek. Számuk állandóan változik, ezért a piac tartalékai nem meghatározhatóak.

 

ÁLTALÁNOS JELLEMZőK:

A, Szervezeti / szövetségi konferenciák és ülések

• nemzetköziség
• tolmácsolás iránti igény (szinkrontolmács)
• létszám max. 3000 főig
• nemzeti IFO-i hivatal segíti a lebonyolítást + anyagilag is érdekelt
• nagy szállásigény jellemzi
• sok szabadidős program kell
• szakmai találkozók a fogadóország résztvevőivel
• speciális bánásmód (nyelvismeret, ételek, szállások, programok)
• 3-5 nap (ha külföldi, szállásigény megnő)

Csökken a konferenciák időtartama (7 nap helyett már csak átl. 3-4 nap).
Jön a "slepp" is (családtagok, barátok, stb.) miattuk kellenek a szabadidős progik.
A legtöbbet ülésező szakmai konferencia minden évben az orvosoké, őket követik az építészek, tervezők, mérnökök.
A hosszabb üléseket kiállítások kísérik, nagy részüket Európa és Amerika sűrűn lakott városaiban tartják. Áltlb. helyi kongresszusi központokban, de lehet szállodákban, egyetemeken v máshol is.
A résztvevők negyede kísérővel utazik az ülésre.
Főszezon: május, június.

Kongresszusok gyakoriságának a helye

országok		városok
USA	10,5 %	Párizs
Anglia	8,3 %	London
Németország	5,8 %	Genf
Olaszország	4,8 %	Brüsszel
Magyarország		Róma

Budapest a 16. helyen

 

B, Testületi ülések (corporate meetings)

• létszám ált. 60 főig
• résztvevők általában magas szintű vezetők
• ! => IGÉNY A LUXUS szintű elhelyezés és kiszolgálás
  ↓
• ! => VIP BÁNÁSMÓD a legmagasabb szintű vezetőkkel
• közös érdekek
• megfeszített ütemű munka
  ↓
• fokozott igény a kikapcsolódásra
• hölgyprogramok
• évente többször is lehetséges
• technikai háttér kiemelten fontos

Tendenciák:

• Az elmúlt években a testületi ülések száma növekedett, ennek oka a nemzetközi kapcsolatok kiterjedése és a gazdasági élet élénkülése. Nagyobb szerepet kapnak az ülések között.
• A rendezvényturizmussal foglalkozók évekre előre dolgoznak. Várhatóan növekszik az igény a nemzetközi találkozók iránt, amelynek legfőbb vonzereje a személyes találkozásokban rejlik.
• Az átlagos létszám csökkenni fog.
• Növekszik a tökéletes technikai felszereltség és kiszolgálás iránti igény.
• Az új technológiák fel fogják gyorsítani az infós folyamatot, azoké a jövő, akik otthon vannak a komputeres technikákban.
• A helyszínek kiválasztásában erősödik a biztonságos és politikailag stabil környezet fontossága, földrajzilag szélesebb körből lehet majd választani.
• A hangsúly a szolgáltatásokon és az infón lesz.
• Az üléseken kevesebb lesz az előadás és több a fórum és véleménycsere.
• A kongresszus szervezői szakma önálló életet fog élni, nagyobb elismerése várható.

Szervezési oldalról nézve:
A:

• komolyabb munka (hosszabb előkészületek)
• 1 – 2 évre előre
• kisebb profit várható
• homogénebb a társaság (színvonalkülönbség kisebb)
• fontos, h ajánlatunkkal kit célzunk meg, kik döntik el a soron következő találkozó helyszíneit

B:

• magasabb profit várható
• több vele a munka (VIP) egyéni (a résztvevőkkel)
• heterogénebb a társaság

Konferencia helyszínének kiválasztása
(és ami meghatározó)

• körülmények legyenek megfelelőek
  (technika, biztonság, méret)

• fogadtatás milyensége

• az adott pénznem vásárlóereje (értéke) az adott helyen

• szálláshelyek minősége, lokalitása (ne legyen messze a rendezvény helyszínétől)

• szabadidős lehetőségek
• részvevők
• családtagok
  pl.: ladies progik (akik kísérők, nem mennek az előadásokra → kísérőprogramok)

• szakmai tapasztalat
• meghívó cég részéről
• technikai lebonyolító részéről

• az adott hely imázsa (destination – image)

 

Motivációk

• információ
• szakmai kapcsolat
• nemzetközi kapcsolat
• továbbképzés
• kikapcsolódás

További jellemzők:

• átlagos időtartam: 3-5 nap

• általános infrastruktúra (ország, régió, adott hely)

• rugalmasság nagyon fontos

• összetétel

• 75% résztvevő
• 25% kísérő

rövidebb (1-2 nap) → kevesebb kísérő (mert minimális a szabadidő)
hosszabb → több kísérő
politikai eseményeknél 1 résztvevő 20 fős gárdával (pilóta, navigátor, testőr, stewardess, titkárok, család) érkezik

• felkészülési idő
  lehet 4-5 év, de ez ritka (pl.: Olimpia), nagy rendezvényeknél 1-2 év

• szezonalitás:
• tavasz (márc., ápr., máj., jún.)

ősz (szept., okt., nov.) /jogászok –tél/

• költési összetételek
• szállás: 50% (extrém esetben 85%)
• étkezés: 22-23%
• szórakozás: 20%
• vásárlás: 6-7% (szervezőn keresztül beszerezhető)

• bevételek lehetnek
• kiállításokon történt értékesítés
  (még mielőtt megnyitják a nagyközönség előtt)
• belépőjegy bankett bevételek
• részvételi díjak
• technikai anyagok bérbeadása
• kiegészítő egyéb tevékenységek

20-25% árréssel érdemes dolgozni (betervezett profit)

• költségcsökkenést jelenthet
• állami (tág körű) támogatások
• minisztériumi támogatások
• cégek, magánszemélyek támogatása

• bevétel megoszlása
• részvételi díj: 38% (25-63)
• kiállítás: 20% (9-31)
• hirdetések: 5% (5-9)
• hozzájárulások: 10% (1-26)
• keretprogik, bankettek: 21% (10-33)

• lemondások
• 3 hónapon túl mindent vissza kell fizetni
• 3 hónapon belül: 80%
• 1 hónap: 40%
• 1 hónapon belül: 10%
• aznap (+1-2): 0%

erről tájékoztatást kell adni

 

PCO= Proffesional Congress Organiser

A kongresszus megszervezésére és lebonyolítására a PCO szakosodott. Egy komplex ülés megszervezése során a következőket kell nyújtania:

1. Fogadás:

A delegátusok eljuttatása az országban lévő érkezési helyüktől a találkozás helyszínére.

1. Ülésezés lehetősége:

Jól felszerelt ülésterem, a kiegészítő teremigényekkel, ahol a titkárság és a sajtó kap helyet.

1. Fordítás:

Konferencia nyelvére való tolmácsolás, h mindenki értse.

1. Elhelyezés:

Szálláslehetőség biztosítása igények szerint, lehetőleg az ülések helyszínéhez közel.

1. Kiegészítő technikai szolgáltatások:

Pénzváltási lehetőség, utazási irodai szolgáltatás, eü szolg.

1. Étkezés:

Kellemes környezetben, megfelelő időben, jól szervezet legyen.

1. Társadalmi programok:

Kísérők idejének lekötéséről, ülések közötti szabadidő kitöltéséről gondoskodni kell.
8. Biztonság:
Rendkívül fontos tényező.
9. Formalitások:
Az országba való belépéshez szükséges dokumentumok, vízumok, vámelőírások.

Fontos:

• megbízó célját pontosan megérteni
• tanácsot adni, választási lehetőséget hagyni
• rugalmas változásokat kell időközben biztosítani

 

Fő feladata:

• kongresszus célkitűzését egyeztetni a megbízóval
• felelősség és feladatkörök meghatározása
• résztvevők számának és körének megállapítása
• költségvetés készítése (költség-részvételi díj / fő mennyi)
• lebonyolítás szervezése (jelentkezés - visszaigazolás)
• külföldi utazási irodák, légitársaságok bevonása a szervezésbe
• lebonyolítás kivitelezése
• kiértékelés

 

Fő részei:
SZAKMAI TITKÁRSÁG (A)
KONGRESSZUSI IRODA (B)
/kettő nem válik el élesen egymástól, átfedések/
B- kongresszus helyére kitelepült, ott működő egységek

A: SZAKMAI TITKÁRSÁG

• szakmai írásos anyagok
• szakkiállítások
• szakmai programok, előadások
• szakmai látogatások
• reklám- propaganda
• hírközlés

B: KONGRESSZUSI IRODA

• keret programok
• kísérő programok
• fakultatív programok
• utazás, transzfer
• szállás
• étkezés
• ügyvitel (pénzügy)
• technikai feltételek

A és B:

• levelezés
• nyomtatványok
• eszközök
• anyagok
• személyi feltételek

Kongresszust és konferenciát általában a zárás után szakkiállítás követ.
Szakkiállítás: szponzorálhatja is a rendezvényt, hatalmas bevételek, az adott termékek értékesíthetők. Helyszínen történő értékesítést is engedélyezhetnek: többet fizet.

Tárgyi feltételek:

• Egy konferencia szervezésénél adottságnak kell tekinteni egy ország 1-1 iparágban v tudományágban való nemzetközi élenjárását v egyéb elismeréseket, amelyek az adott országba vonzzák a szakembereket.
• A kongresszusi turizmus a fogadóképesség magas, luxus színvonalát követeli meg. Fontosak a minden igényt kielégítő létesítménye, pl. luxusszállodák, kongresszusi központok.
• A szervezett étkezések is csak kiemelkedő színvonalú éttermekben képzelhetők el.
• Fontos a transzfer magas szintű biztosítása is.

Személyi feltételek:

• A biztonságot nyújtó, pontos, magas színvonalú lebonyolítás a fontos. Előnyben vannak azok az utazási irodák, amelyek már jó referenciával rendelkeznek korábbi rendezvényeik alapján.
• Mindkét típusú rendezvény szervezőjének elhivatottnak kell lennie, aki időt, fáradtságot nem kímélve képes a rendezvény szervezésére, lebonyolítására és az elé táruló akadályok legyőzésére. Ezt a feladatot mint kutatást, hobbit és nem egyszerűen mint munkát kell ellátni.
• Rendkívül jó emberismerőnek és emberszeretőnek, kapcsolatteremtőnek kell lennie.
• A gyors döntési képesség és szervezőkészség, a felajánlható programlehetőségek ismerete alapvető követelmény.

Fontos, h a kongresszus az ajánlattételtől a befejezésig egy kézben legyen.
A megrendelők köre igen széles lehet, lehet belföldi és külföldi egyaránt.
A megbízás lehet állami, hivatalos, de gyakoribb a tudományos, kulturális intézetek, egyesületek, ipari vállalatok részéről történő felkérés.
A kongresszus elindítója lehet egy személy és közösség is.
A kongresszusok minden egyes résztvevőjét egyéni turistaként kell kezelni és a lehetőségekhez képest a legkülönbözőbb igényeket kell kielégíteni. Az egyéni megelégedettségről soha nem szabad elfeledkezni.
A kongresszus programja szakmai részből és a kikapcsolódást, szórakozást elősegítő egyéb rendezvényekből áll:

Szakmai rész:

• együttes plenáris ülések, előadások
• szűkebb körű szekciós ülések, konzultációk
• szakmai kirándulások, látogatások
• szakkiállítások és szakmai írásos anyagok

Keret – és kísérőprogramok:

• nyitó-, záróceremónia
• gálabankett v koktélparti
• koncertek, hangversenyek
• folklór műsorok
• kirándulások
• múzeumlátogatás
• városnézések
• fakultatív kirándulások
• fürdőlátogatások
• divatbemutatók
• kiállítások
• bevásárlás
• sportesemények
• hölgyprogik

A kongresszusok átlagos időtartama 4 nap, a szervezés és lebonyolítás átlagosan 2 évet vesz igénybe.

 

 

Kongresszusok előkészítő szakaszai:

1. marketing tevékenység
2. előkészítő megbeszélések, ajánlattétel
3. szolgáltatások egyeztetése a partnerekkel
4. programegyeztető tárgyalás a megbízóval
5. költségvetés készítés, részvételi díj kiszámolása
6. ajánlat, részletes javaslat a megbízó felé
7. nyomtatványok tervezése és egyeztetése a megbízóval
8. reklám-propaganda tevékenységek
9. kiegészítő tevékenységek

 

Vége: ld. tételek gépelt rész

1. Észak-Magyarország

2. Tisza-tó

3. Észak-Alföld

4. Dél-Alföld

5. Budapest-Közép-Dunavidék

6. Közép-Dunántúl

7. Nyugat-Dunántúl

8. Dél-Dunántúl

9. Balaton

A Magyar Turizmus Rt. regionális igazgatóságai a RIB-ek Regionális Marketing Igazgatóságaiként végzik a munkájukat.

A 7 tervezési – statisztikai régióban működnek a fent megnevezett RMI-k, míg a Balatoni és a Tisza – tó vonatkozásában a regionális turisztikai projekt iroda.

A legismertebb hazai idegenforgalmi szakmai szövetségek, egyesülések

és néhány ismert rövidítés

• Idegenforgalmi Munkaadók Országos Szövetsége (IMOSZ)
• Magyar Fürdővárosok Szövetsége
• Magyar Szállodaportások „Aranykulcs” Egyesülete
• Magyar Szállodaszövetség (MSz)
• Magyar Természetbarát Szövetség (MTSz)
• Magyar Turisztikai Egyesület (MATUR)
• Magyar Utazásszervezők és Utazásközvetítők Szövetsége (MUISz)
• Magyarországi Idegenvezetők Szövetsége (MISz)
• Magyarországi Ifjúsági Szállások Szövetsége (MISzSz)

 

Turisztikai Célelőirányzat

Þ Forrása: Költségvetés

(+ önkéntes adományok, korábbi hitelek visszafizetése)

Þ Célok: → innováció a turizmusban

→ idegenforgalmi vállalkozások humán erőforrás + informatikai fejlesztése

→ kis és középvállalkozások segítése

→ idegenforgalmi ágazat hatékonyságának és bevételeinek emelése

→ idegenforgalmi szolgáltatások színvonalának emelése

→ új munkahelyek teremtése

→ vidékfejlesztés

Þ Jogcímek: → megvalósíthatósági tanulmányok, rendezési tervek…

→ terület és termékfejlesztés, környezetvédelem

→ beruházások, infrastruktúra

→ marketingmunka

→ rendezvények támogatása

→ szakemberképzés

→ MT. Rt., OIB, pályázatkezelő szervek működési költségei

Þ Támogatás:

→ A támogatásból kizártak pl. csődeljárás, felszámolás alatt álló

szervezetek,

→ köztartozás esetén,

→ korábbi pályázati kötelezettség nem teljesítése

Þ Támogatás formái:

→ vissza nem térítendő támogatás

→ visszatérítendő támogatás

→ kamattámogatás

Þ Pályáztatás szabályai:

A rendelet részletesen előírja

- formanyomtatványok

- igazolások

- pályázati díj

- határidők

- elbírálási rendszer

- nyertes pályázat esetén: a szerződéskötés

pénzfolyósítás

teljesítményigazolás

elszámolás

A turizmus gazdasági jelentősége:

- a GDP 4,5 %-át adja, igy fontos szerepe van a gazd-ban

- Mo-n kb. 300-350 ezer ember dolgozik direkt módon az ifo-ban, több mint 1000 utazási vállalkozás működik

- az ifo:

→ vállalkozásélénkítő,

→ területfejlesztő,

→ innovációfejlesztő hatással bír,

→ húzóágazatnak számít

- ezenkívül kihivást jelent a helyi szolgáltatókkal szemben:

→ ezeket minőségileg + mennyiségileg fejlszteni kell

- kihívást jelent az infrastruktúra fejlesztére és a környvédelemre

- támogatja a helyi termékek előállítását

Az 5 legfontosabb hatása a turizmusnak:

- fizetési mérleg javítása - kiegyenlítési

- foglalkoztatási - jöveledemtermelési és elosztási

- termelési és értékesíti funkció