Munkakör-elemzés, tervezés, felvételi igény
Az un. Zéró bázisú tervezésnél elméletileg alakítjuk ki a szükséges folyamatokat, szervezetet és ennek elemi egységeit, a munkahelyeket. A vállalatok többsége azonban nem a nulláról indul, hanem adott a szervezet és adott az ahhoz tartozó munkakörök struktúrája. A reális szükséglet meghatározása ebben az esetben a meglévő munkakörök elemzésével kezdődik, ilyenkor igyekszünk feltárni azok formai és tartalmi jellemzőit, erős és gyenge pontjait, értékelni hasznosságát, szükségességét, fejlesztési igényeit. Erre épül a munkakör-tervezés, amelyben kialakítjuk az adott munkakör tartalmát, funkcióját és kapcsolatrendszerét, az eredmény pedig egyrészt a munkaköri leírásban, másrészt a munkaköri követelményrendszerben rögzíthető.
A munkakör- elemzés, tervezés ezáltal fontos kiinduló pontot jelent: bemutatja a jelenlegi helyzetet és ennek alapján jelzi a szükséges változások helyét, irányát, jellegét. Ebből pedig meghatározható, hogy hol van szükség teljes, külső piacot érintő mozgásra, hol van szükség a belső piacon megoldható mozgásra.
Ennek a folyamatnak a részeként tudjuk meghatározni a új, illetve betöltetlen munkaköröket, a létszámfelvételi igényt.
Munkaköri leírás:
Megadja, hogy ott milyen szintű és jellegű képzettségre, képességre és készségre, szakmai gyakorlatra, hozzáállásra van szükség, amelyet el kell várni az új munkatárstól, milyen lesz a fizikai megterhelés és a szellemi igénybevétel, a díjazás.
Az üres álláshely betöltése nem minden esetben jelent létszámfelvételi igényt, ha a vállalatnak vannak belső tartalékai, akkor ebből a forrásból is fedezhető a létszámigény.
Ennek előnye, hogy a munkaadó már jól ismeri a kiszemelt munkatársat, kisebb a véletlenek szerepe. Nincs szükség betanításra.
Hátránya: a munkatársak között belső feszültségekhez vezethet a magasabb beosztásokért vívott küzdelem.
Felvétel folyamata:
1. a lehetséges jelöltek megismerése, beszerzése
Meg kell ismerni a vevők lehetséges körét, és közülük meg kell szólítani, meg kell hívni a potenciálisan legjobbakat. A lehetséges munkavállalói kör megismerésének többféle módja, eszköze lehet:
- A kaputól történő felvétel: a vállalat az üzemi épület kapujára kiakasztott hirdetőtáblán teszik közzé, hogy milyen szakmájú munkatársakat keresnek. Ez a legegyszerűbb, de korlátozott hatásfokú megoldás.
- Munkaügyi szolgáltató irodák (állami közvetítők) igénybevétele: Ennek keretében már bővebb információt tudunk eljuttatni magunkról a munkaerőpiac szereplőihez. A munkaügyi központok már eleve rendelkeznek egy átfogó képpel a vállalatról.
- Munkaerőpiaci szolgáltató cégek igénybevétele: Közvetítők, tanácsadók, fejvadászok lényegesen szélesebb információs bázissal több tapasztalattal rendelkeznek. A vállalatok elsősorban akkor veszik igénybe őket, ha elit kategóriájú munkahelyről van szó, hiszen ez pénzbe kerül.
- Saját toborzás: A médiák igénybevétele: újság, rádió, televízió hirdetések feladása, pályázatok meghirdetése. A marketing eszköz megválasztása itt kifejezetten fontos.
- Munkatársak ajánlásai: a piackutatás sajátos formája lehet az, amikor a vállalat saját munkatársait kéri meg arra, hogy tájékozódjanak a lehetőségekről és ajánljanak megfelelő személyeket.
2. a kiválasztás
A lehetséges munkavállalók megismerése után a felvételi folyamat következő lépése a legjobb személy kiválasztása.
A kiválasztásnál leggyakrabban alkalmazott eszközcsoportok:
- iskolai bizonyítványok, diplomák. Oklevelek, munkaviszony igazolások, ajánlólevelek bekérése
- önéletrajz, fénykép, jelentkezési űrlap a legfontosabb személyi adatokkal, információkkal
- pályázat
- személyes elbeszélgetés
- tesztek, gyakorlati feladatok, próbamunkák
- Assessment Center eljárás: elsősorban a menedzserek komplex értékelésére, megítélésére szolgál.
3. a beilleszkedés elősegítése
Az újonnan felvett munkatárs még idegen, nem ismeri a konkrét körülményeket, tárgyi feltételeket, személyeket és a kialakult szokásokat. Be kell őt avatni az új munkahely sajátosságaiba.