Az ellenőrzés minőségbiztosítása
Az ellenőrzési munka minőségét az ellenőrző szervezetek belső kontroll-mechanizmusokkal is biztosítják. A szakmai munka belső ellenőrzésének különböző, gyakran együttesen, egymást követően alkalmazott formái vannak.
Általános módszer a helyszíni ellenőrzés során készített anyagok egymással való összevetése.
A több revizor által végzett ellenőrzéseknél az első kontrollt a vizsgálat vezető végzi, még az ellenőrzöttnek való átadás előtt. Az ellenőri részjelentéseket áttekinti, összeveti az ellenőrzési program vonatkozó szempontjaival az ok-okozati összefüggések megfelelő feltárása, megalapozottsága, az ellentmondások kiszűrése és az egységes szemlélet biztosítása céljából.
A vizsgálat kiterjed arra, hogy:
- az ellenőrök a programnak megfelelően jártak-e el
- a végzett ellenőrzés megfelelt-e az vonatkozó jogszabályoknak, belső előírásoknak
- a megállapítások, számítások pontosak, megbízhatóak-e
- a következtetések helyesek, logikusak-e
- a javaslatok ésszerűek-e
- a felelősségek megalapozottak-e.
Az összefoglaló jelentéseket szintén az ellenőrzésben részt vevők, esetleg további szakértők közreműködésével kell áttekinteni még az ellenőrzöttnek való átadás előtt. Különösen fontos a jogi kontroll. A jogi szempontok szerinti felülvizsgálat elsősorban a következményekkel járó megállapítások helytállóságának megítélése tekintetében szükséges.
Az ellenőrzések írásba foglalásához kapcsolható minőségi követelmények lehetnek:
- formaiak: áttekinthetőség, egységesség
- tartalmiak: lényegesség, megalapozottság, közérthetőség.
Az ellenőrzés megállapításainak ismertetése, hasznosítása
Az ellenőrzés megállapításainak hasznosítása, más szóval realizálása azt célozza, hogy mindazon intézkedésekt megtegyék amelyeket a lefolytatott vizsgálat alapján szükségesek az ellenőrzött gazdálkodó szervezet szabályos működéséhez, feladatainak maradéktalan és hatékony ellátásához.
Az ellenőrzés megállapításai alapján szükségessé váló intézkedések kidolgozásához és végrehajtásához meghatározó jelentőségű az ellenőrzések megállapításainak ismertetése.
Az ellenőrzés megállapításairól készült jelentést a vizsgált szerv vezetőjének kell átadni, olyan időpontban, hogy azt az ellenőrzött szervezet vezetőjének módja legyen megismerni.
Ez biztosítéka annak, hogy a zárótárgyaláson a felvetésekről érdemben dönthessenek.
Az ellenőrzés a célját azokkal az intézkedésekkel éri el, amelyek hivatottak az ellenőrzött szervnél a feltárt hibák, mulasztások, a helytelen, vagy káros tendenciák megszüntetésére.Ebben foglalható össze a realizálás fogalma.
A realizálás során teendő intézkedések a hatásaik szerint járhatnak rövid távú,hosszabb távú és felelősségre vonást eredményező követelményekkel.
Rövid táv: Olyan intézkedéseket kell előírni, amelyek valamely jogsértés vagy jogellenes gyakorlat megszűntetésére irányulnak.
Hosszab táv: Ezen intézkedések előírása akkor válik szükségessé, ha az ellenőrzött szerv működésében annak hatékonyságát, jövedelmezőségét érintő, vagy egyéb káros jelenségek megállapítására kerül sor.
A személyes felelősségre vonás: Az ellenőrzött szervnél, bíróságnál vagy nyomozó hatóságnál kell kezdeményezni. A felelősségre vonás nem az ellenőrzést végző feladata.
A realizálás folyamata, a zárótárgyalás
Az intézkedések elrendelése mindenkor az ellenőrzött szervezet vezetőjének a kötelessége. A realizálást az ellenőrző szerv vezetője kezdeményezi, amely történhet zárótárgyaláson, vagy realizáló levélben.
Zárótárgyalás a realizálás általánosan alkalmazott módja. Az ellenőrzéssel kapcsolatos jogszabályok egy része a zárótárgyalásról mint lehetőségről szól. Nem nélkülözhető az ellenőrzés e formában történő realizálása az átfogó ellenőrzés befejezésekor illetve zárótárgyalást kell tartani azokban az esetekbenis, ha a vizsgált szerv kifejezetten kéri, vagy a megállapításokat vitatják.
A zárótárgyalást az ellenőrzést végző szerv vezetője kezdeményezi és az ellenőrzött szervnél célszerű megtartani, melyen köteles részt venni az ellenőrzött szerv vezetője is.
Az ellenőrzési tapasztalatok személyes értékelésével lehetővé válik az ellenőrzött és ellenőrző egyetértő álláspontjának kialakítása. Ajánlott, hogy z ellenőrzött intézkedési terv összeállításával készüljön a zárótárgyalásra.
A hatósági ellenőrzések realizálása
A realizálás csak határozattal történhet. Az elsőfokú határozat megfellebbezhető.
A hatóságok határozatai eltérőek, de tartalmilag annyiban megegyeznek, hogy a bevezető részen túl 2 fő részből állnak: rendelkező rész és indoklás.
- Bevezető rész: Tartalmazza az eljáró államigazgatási szerv megnevezését, az ellenőrzött nevét és lakóhelyét, telephelyét, a ügy számát, illetőleg tárgyát
- Rendelkező rész: A megállapított hibákat, mulasztásokat illetve a kiszabott bírság összegét és a fellebezési záradékot tartalmazza
- Indoklás rész: A határozat valamely pontjához kapcsolódóan részletesen indokolni kell az abban foglalt megállapításokat. Itt kell feltüntetni azt is, hogy a hatóság a bírság mértékét miért állapította meg.
- Záró rendelkezés rész: Tartalmazza azt, hogy a határozat milyen eljárási jogszabályokon alapul, valamint a hatóság illetékes vezetőjének aláírását, illetve azt, hogy a határozat rendelkezéseiről ki értesül.
Az elsőfokú határozatot a rendelkező részben megadott módon és időben meg lehet fellebbezni, a másodfokú határozat jogerős, további fellebbezési lehetőség nincs.
A jogerős adóhatósági határozat alapján felülvizsgálati kérelem nyújtható be az állami adóhatóság elnökéhez.
A nem hatósági ellenőrzések realizálása, az intézekedési terv, a relalizáló levél.
A nem hatósági ellenőrzések realizálása igen változatos, mivel az egyes ellenőrző szervek alakítják ki. Közös formái: az intézkedési terv és a realizáló levél.
Intézkedési terv: Összehasonlításához a jelentésben foglalt megállapítások, javaslatok adnak kiinduló alapot.
Az intézkedési tervnek tartalmaznia kell:
- valamennyi feltárt hibát
- azokat a feladatokat, amelyek a hiba kijavításához szükségesek
- az egyes feladatok végrehajtásáért felelős személy nevét és beosztását, ill. a kijavítás határidejét
A zárótárgyalásról emlékeztetőt vagy jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a felvétel helyét, az időpontot, a tárgyat és a résztvevők nevét, beosztását, továbbá
- az ellenőrzött szerv vezetője által már megtett és teendő intézkedéseket
- az intézekedések módját, a végrehajtásért felelősök nevét, beosztását
- a végrehajtás határidejét
- a személyes felelősségre vonsá kötelezettségét
- a válaszadási, tájékoztatási kötelezettséget, ha határidős
Az ellenőrzést végző szerv vezetője dönt arról, hogy az intézkedések kielégítőek-e vagy nem. Ha nem akkor az intézkedések megtételére új felhívást ad ki új határidővel. Ha ez is eredménytelen akkor az ellenőrzött szerv vezetőjének a felelősségre vonását kell kezdeményezni.
Realizáló levél: Akkor célszerű alkalmazni, ha az ellenőrzés nem átfogó jellegű és a teendő intézkedések külön zárótárgyalást nem igényelnek. A realizáló levél tartalma megegyezik a zárótárgyaláson készült írásos dokumentuméval.