Sajátosságok a költségvetési szervek belső ellenőrzésénél
A költségvetési szervek belső ellenőrzésének rendjét szervezetét és feladatait jogszabály írja elő. Kialakításáért, rendeltetésszerű működéséért a szerv vezetője a felelős. Hatáskörét, eljárási szabályait belső ellenőrzési szabályzatban kell rögzíteni. Feladata elősegíteni a szakmai, gazdálkodási és egyé feladatok ellátásában a vagyon védelmét. A függetlenített belső ellenőrzés a nagyobb intézményeknél általában saját szervezettel rendelkeznek, a feladatokat ellenőri csoportok, osztályok látják el. A függetlenített belső ellenőrnek v. ellenőri szervezetnek a szabályszerűségi követelményeken túl ellenőrizni és értékelni kell:
- A szakmai tevékenység ellátásának hatékonyságát
- A működés és gazdálkodás szervezettségét, szabályozottságát
- A gazdasági, számviteli, pü-i, munkaügyi és egyéb rendelkezések betartását, a bizonylati és okmányfegyelmet, a vagyon védelmét
- A munkaerő foglalkoztatását
- A tárgyi eszközök optimális kihasználását
- A gazdálkodás szervezettségét
- Bevallási, elszámolási, befizetési és önrevíziós tevékenységet
- A leltározási, a zárlati munkák helyességét
- A vállalkozási tevékenység indokoltságát és hatékonyságát stb.
A költségvetési szerv belső ellenőrzési rendszere tartalmazza a vezetők ellenőrzési kötelezettségét, a függetlenített belső ellenőrzés feladatait. A vezetői ellenőrzés a személyhez kötődő konkrét feladatok végzésén túl a függetlenített belső ellenőrzés működésére támaszkodik, irányítja annak működését. A munkafolyamatokba épített ellenőrzésnek a költségvetési szerveknél is kiemelt fontossága van. A munkafolyamatba épített ellenőrzés feladatai:
- A költségvetési előirányzatok folyamatos ellenőrzése
- A számviteli rend és a bizonylati fegyelem vizsgálata
- Az adózással kapcsolatos feladatok ellenőrzése
- A pénztár- és a készpénzkezelés szabályosságának vizsgálata
- A létszám- és bérgazdálkodás, a karbantartási, felújítási munkák, a vagyonvédelem folyamatos figyelemmel kísérése.
Sajátosságok a hitelintézetek belső ellenőrzésénél
A hitelintézetek belső ellenőrzési rendszere is olyan szervezett, folyamatos tevékenység, amely
- A vezetők döntési és irányítási jogkörével összefüggő állandó feladataként
- A szervezett munkafolyamatok elemeként
- Az ellenőrzési feladatra kiépített apparátus tervszerű munkájaként, az operatív munkavégzéstől függetlenül valósul meg.
A hitelintézetek tevékenységében nagy jelentősége van az üzleti vállalkozás rugalmasságának és biztonságának, a pü-i szabályszerűségének, az ügyviteli és számviteli rendszer tévedéseket és visszaéléseket kizáró működésének. A vezetők ellenőrzése kiterjed az általuk vezetett v.mennyi szervezeti egység teljes tevékenyégére. A munkafolyamatoknál különös figyelemre van szükség a résztevékenységek ellenőrzési pontjainak kialakításánál a munkaköri v. személyi összeférhetetlenség kizárására, a számítógépes megoldások kiterjesztésére, az elektronikus ügyintézésre.
Fügetlenített revizori szervezet
A függetlenített revizori szervezet ellenőrzési tevékenységük a kapott megbízásának megfelelően a szervezeti egységek bármely tevékenységére kiterjedhet, végezhetnek átfogó, téma- és célellenőrzéseket. Vizsgálataik követelményrendszerének fontos részét képezik a belső szabályzatok és utasítások, különösen az ügyfél és a pénzintézet kapcsolatára. Vizsgálataiknak az is lényeges része, hogy megítéljék: az előírások, utasítások aktuálisak, világosak, közérthetőek-e. Értékelésükkel alapot adnak a felső vezetés számára intézkedések kidolgozásához és kiadásához. A függetlenített belső ellenőrzés szervezeti formái:
- A bank és a szakosított hitelintézet belső ellenőrzési szervezetet működtet.
- A szövetkezeti hitelintézet legalább egy belső ellenőrt foglalkoztat.
A függetlenített belső ellenőrzés, ellenőr a hitelintézeteknél a felügyelőbizottság irányítása alá tartozik.
A belső ellenőrzési rendszer és a controlling
A controlling a korszerű belső irányítás, vezetés eszköze, de nem ellenőrző szervezet. A controlling feladatait ellátó személy (controller) és a függetlenített belső ellenőrzést végző személy (a belső ellenőr) tevékenységének összehasonlításnál az alábbiakat lehet tapasztalni:
- A controlling folyamatosan végzett operatív tervező, információs és ellenőrző tevékenység, míg a függetlenített belső ellenőr munkája előre meghatározott munkaterv alapján végzett ellenőrzést.
- A controlling más személyek ismereteire, az egyes szakterületek dolgozói közreműködésére is támaszkodik s így munkája csapatmunka. A függetlenített belső ellenőr viszont egyedül v. társával teljesíti ellenőrzési feladatait.
- A controlling mindig az adott időpontban legfontosabb ügyekkel, a ma eseményeivel foglalkozik, míg a függetlenített belső ellenőr általában a korábban megtörténteket, múlt eseményeit ellenőrzi.
- A függetlenített belső ellenőr munkája a jelentés v. az ellenőrzési jegyzőkönyv átadásával általában lezárul, beavatkozási joga nincs. Ezzel szemben a controllernek beavatkozási, intézkedés joga, hatásköre is van.
- A controllingnak és a függetlenített belső ellenőrzésnek az alapvető célja, hogy segítse a vezetés döntéseinek és intézkedéseinek megalapozását.
A belső ellenőrzés és a külső ellenőrzés kapcsolata
A belső ellenőr a vezetés ellenőrzési szakfunkciója; a külső ellenőrnek a törvényességről és a szabályszerűségről kell nyilatkoznia; a könyvvizsgálónak pedig arról, hogy a beszámoló hű és valós képet ad-e a szervezet teljesítményéről, pü-i helyzetéről. A külső ellenőrök (ideértve a könyvvizsgálókat is) munkájuk végzése során felhasználhatják a belső ellenőrök munkáját.