Függetlenített belső ellenőrzés
A függetlenített belső ellenőrzés közvetlenül a felső vezetés vagy a Felügyelő Bizottság irányítása alatt működik a jogszabályi előírásoknak, vagy a belső szabályozásnak megfelelően. A vezetés céljainak elérését, munkájának alátámasztását, döntéseinek megalapozottságát segíti.
A gazdálkodó vállalkozások belső ellenőrzése
Külön függetlenített belső ellenőrzési funkcióra azért van szükség, mert a sokrétű irányítási feladatok mellett a felső szintű vezetés képtelen minden ellenőrzési feladatot saját személyében ellátni. A függetlenített belső ellenőrzésnek többek között afelett is őrködnie kell, hogy a közép- és alsó szintű vezetők ellenőrzése, valamint a munkafolyamatokba épített ellenőrzés megfelelően szervezett és jól működik-e. Komplex szemléletre és szintetizált értékelésre csak függetlenített, az egész szervezetet áttekinteni tudó személy képes. A függetlenített belső ellenőrzés azonban csak akkor állítható való-ban a felső vezetés szolgálatába, ha élesen elhatárolják a tevékenységek folyamatába épített ellenőr-zés minden formájától, vagyis nem a függetlenített belső ellenőrzéssel kívánják pótolni a folyama-tokba épített ellenőrzések hiányát. A függetlenített belső ellenőrzéssel szemben alapkövetelmény, hogy a legfelső vezető közvetlen felügyelete alá rendelve működjék. A közvetlen felügyelet azt jelenti, hogy a függetlenített belső ellenőrzés önállóan, és nem valamely más részleg keretében végzi munkáját. A függetlenített belső ellenőrzés első számú vezető általi közvetlen irányítása nem jelenti azt, hogy a vezető helyetteseit is a belső ellenőrökkel ellenőriztesse. Természetesen kiterjed az ellenőrzés a helyettesek alá tartozó területekre. Az első számú vezető akkor jár el helyesen, ha a helyettesek ellenőrzési igényeinek érvényesítési lehetősége, valamint a felső vezetők közötti jó együttműködés érdekében bevonja helyetteseit a függetlenített belső ellenőrzés irányításába.
A hatékony működés érdekében szükséges, hogy a vezetés és a belső ellenőrzés között kölcsönösen egymást segítő kapcsolat alakuljon ki. A függetlenített belső ellenőrzés feladatai az irányított szervezeti egységek tevékenysége szabályszerűségének és hatékonyságának vizsgálatára egyaránt kiterjednek. Részleteiben a következő főbb területeket, feladatokat, témákat lehet megjelölni egy vállalkozásnál ellenőrzési feladatként:
- a piaci igények megállapítása, a fizetőképes kereslet mennyiségi és minőségi kielégítése
- a termelési tényezők gazdaságos felhasználása; a távlati, fejlesztési tevékenység megalapozása
- a mérleg, az eredménykimutatás, a kiegészítő melléklet és az üzleti jelentés valódisága
- a minőségvédelem, a hatékonyság alakulása, a bizonylati rend, okmányfegyelem
- a vagyon védelme, a pénzügyi fegyelem, stb.
A függetlenített belső ellenőrzés a felső vezetés döntéseinek, utasításainak végrehajtását, a tevékenység gazdaságosságát, hatékonyságát, eredményességét, a tevékenység és az elszámolások szabályszerűségét, a vagyon védelmét egy-egy szervezeti egység átfogó ellenőrzése, témavizsgálat, célellenőrzés, valamint utóvizsgálat keretében, az adott helyen és időben előtérbe kerülő fő feladatok kiemelésével, munkaterv alapján ellenőrzi.
A függetlenített belső ellenőrzés általában éves munkaterv alapján végzi munkáját. A munkatervre ő tesz javaslatot, és azt az első számú vezető hagyja jóvá. A komplex ellenőrzési feladatok meg-oldása szükségessé teheti, hogy a vizsgálatban az ellenőrzési szakemberek mellett különböző szak-területek dolgozói is közreműködjenek. A vállalkozás önrevíziós tevékenységének szakmai erősítése érdekében az adóbevallások felülvizsgálatára indokolt a belső ellenőrzést igénybe venni, amely ellenőrzésével hozzájárulhat a bevallások hibátlan elkészítéséhez.
A belső ellenőrzés az egyre növekvő követelményeknek csak akkor tud megfelelni, ha az első számú vezető kiemelt figyelmet fordít a belső ellenőrök és vezetőjük megválasztására. A szakmai képzettség mellett az ellenőröknek olyan emberi tulajdonságokkal és magatartással kell rendelkeznie, amely alkalmassá teszi mások munkájának megítélésére, bírálatára.
A költségvetési szervek belső ellenőrzésének sajátosságai
A költségvetési szervek a társadalom közös szükségleteit elégítik ki az állam tulajdonában lévő vagyontárgyak és az állami költségvetésben előirányzott pénzeszközök, illetve saját bevételeik fel-használásával. A költségvetési intézmények szolgáltatásai az emberre irányulnak, infrastrukturális hátteret biztosítanak a munkavégzéshez.
A költségvetési szervek belső ellenőrzésének:
- rendjét, szervezetét, feladatait jogszabály írja elő
- rendszerének kialakításáért, rendeltetésszerű működéséért a szerv vezetője a felelős; szervezetét, hatáskörét, eljárási szabályait belső ellenőrzési szabályzatban kell rögzíteni.
- feladata elősegíteni a szakmai, gazdálkodási és egyéb feladatok ellátásának hatékonyságát, a legésszerűbb, a legkisebb ráfordításokkal biztosítani a feladatok ellátásában a vagyon védelmét.
A szervezet típusától, nagyságától, tagoltságától, valamint feladatellátásától függően a függetlenített belső ellenőrzés feladatai különböző szervezeti keretek között végezhetők. A nagyobb intézményeknél általában saját szervezettel rendelkeznek, a feladatokat általában a kizárólag e céllal függetlenített belső ellenőrök, ellenőri csoportok, osztályok látják el. A kisebb intézményeknél viszont a függetlenített belső ellenőrzés feladatait el lehet látni részfoglalkozású alkalmazottal, továbbá osztott munkakörbe, több szerv közös ellenőrzésével, illetve külső szakértő eseti alkalmazása formájában is. Ebben az esetben ki kell zárni az összeférhetetlenséget.
A függetlenített belső ellenőrnek vagy ellenőri szervezetnek a szabályszerűségi követelményeken túl ellenőrizni és értékelni kell:
- a szakmai tevékenység ellátásának hatékonyságát, fejlesztésének tervszerűségét, gazdaságosság
- a működés és gazdálkodás szervezettségét, szabályozottságát
- a gazdasági, számviteli, pénzügyi, munkaügyi és egyéb rendelkezések betartását, a belső szabályzatok érvényességét, a bizonylati és okmányfegyelmet, a vagyon védelmét
- a munkaerő foglalkoztatását, a béralappal való gazdálkodását
- a tárgyi eszközök optimális kihasználását, a fenntartás és fejlesztés előkészítését
- a gazdálkodás szervezettségét
- az adózással kapcsolatos megállapítási, bevallási, elszámolási, befizetési és önrevíziós tev.-ét
- a leltározási, a zárlati munkák helyességét, a költségvetési beszámoló megalapozottságát, a pénzmaradvány, az előirányzat-maradvány és az eredményelszámolás megalapozottságát
- a vállalkozási tevékenység indokoltságát és hatékonyságát, stb.
A költségvetési szervek belső ellenőrzési rendszere tartalmazza a vezetők ellenőrzési kötelezettségét, a tevékenységek folyamatába épített ellenőrzési feladatokat a függetlenített belső ellenőrzés feladatait.
A szövetkezeti és egyéb szervek belső ellenőrzésének sajátosságai
A hitelintézetek első ellenőrzési rendszere is olyan szervezet, folyamatos tevékenység, amely
- a vezetők döntési és irányítási jogkörével összefüggő állandó feladatként
- a szervezett munkafolyamatok elemeként, valamint
- az ellenőrzési feladatokra kiépített apparátus tervszerű munkájáért, operatív munkavégzéstől függetlenül valósul meg.
A hitelintézetek tevékenységében nagy jelentősége van az üzleti vállalkozás rugalmasságának és biztonságának, a pénzügyi szabályszerűségnek, az ügyviteli és számviteli rendszer tévedéseket és visszaéléseket kizáró működésének. Ezért mindazok az elvek, amelyek a belső ellenőrzéssel össze-függésben általánosságban érvényesek, a hitelintézeti szervezeteknél fokozott figyelmet követelnek.
A vezetők ellenőrzése
A vezetők ellenőrzése kiterjed az általuk vezetett valamennyi szervezeti egység teljes tevékenységére. Sajátos feladat ennek keretében a mérlegelés alapján hozott intézkedések ellenőrzése, így annak megítélése, hogy e döntések a gazdasági folyamatok széleskörű számításba vételén alapulnak-e, megfelelő-e a gazdasági hatékonyságuk és nem haladják-e meg a refinanszírozási szabályok adta lehetőségeket.
A munkafolyamat
A munkafolyamatok jelentős részére jellemző az elvégzendő műveletek tömegszerűsége. Ennek következtében a szabályozott folyamatokban nagy szükség van az ellenőrzés oly módon történő kialakítására, hogy valamely munkaművelet egyben a megelőző munkafázis ellenőrzése is legyen. Különös figyelemre van szükség a résztevékenységek ellenőrzési pontjainak kialakításánál a munkaköri vagy személyi összeférhetetlenség kizárására, továbbá ki lehet használni az automatizmuso-kat, nagy gondot fordítva a számítógépes megoldások kiterjesztésére, az elektronikus ügyintézésre.
A függetlenített revizori szervezet
A függetlenített revizori szervezet szakmai képzettségével és morális magatartásával szemben magasak a követelmények. Ellenőrzési tevékenységük a kapott megbízásnak megfelelően a szervezeti egységek bármely tevékenységére kiterjedhet, végezhetnek átfogó, téma- és célellenőrzéseket.
Vizsgálataik követelményrendszerének fontos részét képezik az általános érvényű rendelkezéseken túlmenően a belső szabályzatok és utasítások, különösen az ügyfél és a pénzintézet kapcsolatára, valamint a belső folyamatokra vonatkozó rendelkezések. Ezek végrehajtásának ellenőrzése mellett vizsgálataiknak az is lényeges része, hogy megítéljék: az előírások, utasítások aktuálisak, szabatosak, világosak, közérthetőek, következésképpen jól végrehajthatóak-e. Értékelésükkel jelzést és alapot adnak a felső vezetés számára intézkedések kidolgozásához és kiadásához.
A függetlenített belső ellenőrzés szervezeti formái:
- a bank és a szakosított hitelintézet belső ellenőrzési szervezetet működtet
- a szövetkezeti hitelintézet legalább egy belső ellenőrt foglalkoztat. Egy belső ellenőrt több szövetkezet közösen is foglalkoztathat.
A függetlenített belső ellenőrzés, ellenőr a hitelintézeteknél a felügyelőbizottság irányítása alá tartozik.
Az alapítványok
Külön említést érdemel az alapítványok belső ellenőrzése. Az alapítványoknál általában nincs, és a klasszikus értelemben vett vezetői ellenőrzést a kuratórium tisztségviselői és részben az alkalmazásában álló vezető beosztásúak végzik. A munkafolyamatba épített ellenőrzés nagyjából megegyezik más szervezetekével azzal, ahogy az alapítványi célokra fordított eszközök hasznosulásának ellenőrzése is jelentős.