01. Munkahelyén számítógépes munkatevékenysége során az utóbbi időben erőteljes hát-fájdalmai vannak. Úgy érzi, munkakörnyezete nem felel meg az egészséges munkaköve-telményeknek és ergonómiai szabályoknak. Fogalmazza meg, és közölje problémáját a munkahe

Információtartalom vázlata

• A közlésfolyamat tényezői
• A kommunikáció folyamata, funkció, típusai, fajtái, főbb csatornái, eszközei
• Az eredményes közlésfolyamat feltételei, eszközei
• A hatékony kommunikáció előnyei, a nem megfelelő kommunikáció munkahelyi következményei

Kommunikáció = információáramlás, az info és a megértés átvitele egyik személytől a másikig.
Társadalmi-történelmi jelenség, olyan információátvitel, amely emberi relációkat, társadalmi viszonyokat kísér, tükröz, fejez ki.

A közlésfolyamat tényezői

• Arisztotelész – beszélő – beszéd tárgya – hallgató
• Shannon és Weaver – 1938. A kommunikáció matematikai modellje – 5 tényező
• Az első rajzos kommunikációs modell. Shannon és Weaver a Bell telefontársaság fejlesztőmérnökei, egy olyan modell, mely a telefonkábelen való rádióadás továbbítását is lehetővé teszi. Lerajzolták az üzenetátvitel modelljét, melyet később minden emberi kommunikációs szituációra elfogadhatónak tartottak
• Információforrás - adó – csatorna - vevő - címzett
  Zaj

• A zajnak háromféle típusát különböztetik meg:    
  

• Csatornazaj: pl. mikrofonhiba, telefonkábel problémája, térerő hiánya.
• Környezeti zaj: a dekódolást teszi lehetetlenné, vagy nehezíti.
• Szemantikai zaj: az üzenet megformálása volt hibás, s ebből adódik a zavar.

• Roman Jacobson – 1958. orosz emigráns nyelvész, az egyes elemekhez tartozó funkciók is.
• Kontextus (összefüggés, valóság, mely mindkét fél számára ismert)
• Üzenet               
• Feladó - Címzett
• Kontaktus (fizikai csatorna, kapcsolat megléte)
• Kód

• Funkciók:
• Kontextus - Referenciális/tájékoztató (közlő, előadás, útbaigazítás)
• Üzenet – Poétikai
• Feladó – Emotív/kifejező (beszélő üzenettel kapcsolatos érzelmei)
• Címzett – Konatív/felhívó (címzett befolyásolására, megszólítás, tudakozódás)
• Kontaktus – Fatikus/kapcs-teremtés, tartás és zárás (köszönés, bemutatás)
• Kód - Metanyelvi

• Wacha Imre - 1996.
• Beszédhelyzet (Közös valóság – téma, Közös nyelvűség – jelrendszer, szakszavak, Közös előismeretek, Közös előzmények)
• Csatorna
• Közlemény - Szöveg
• Beszélő
• Hallgató

A közlésfolyamat funkciói

A kommunikációnak célja van, valamit el akarunk általa érni. Ezt a célt mutatják a kommunikációs funkciók.

• Az üzenetnek három alapvető szerepét különböztetjük meg.
• a tájékoztatás (referenciális funkció), vélemény-, gondolatközlés a valóságról, véleményünk közlése, gondolataink formába öntése.
• emotív funkció - a tárgyilagos közlést gyakran kíséri valamilyen belső tartalomnak, elsősorban érzelemnek a kifejezése, sőt lehet ez közlésünk fő célja is, érzelemkifejező mondat.
• felhívás (konatív) a szerepe minden olyan üzenetnek, amely kérést, kívánságot, felszólítást fogalmaz meg, elsősorban tehát a hallgatóra irányul, befolyásolására való törekvés.
• Másodlagos funkciók:
• Kapcsolatfenntartó (fatikus): a kommunikáció beindításához, pl.: Helló! Ezer éve nem láttalak.; Hogy vagy? stb.
• Értelmezői (metanyelvi) szerep, kapcsolat fenntartása: pl.: Mit mondtál? ; Jól hallottam?
• Esztétikai-poétikai funkció (a szépirodalomban, a költészetben)

Ez a hat kommunikációs funkció, cél rendszerint keverten jelentkezik, tehát összemosódhatnak.

A kommunikáció alaptételei:

• Nem lehet nem kommunikálni, mivel az ember a szociális viszonylatok oly sűrű hálózatában él, hogy minden megnyilvánulása kommunikációnak számít, még a hallgatás is, hisz az is jelent valamit.
• A kommunikáció többszintű. A direkt szint adatokat szolgáltat, míg az indirekt megmondja, hogyan kell azokat értelmezni./pl.: egy elhangzott mondat parancs, avagy csak tréfa/.
• A komm a részt vevő felek között körkörösen, cirkulárisan zajlik, akció-reakció
• A komm digitális és analóg kódokból áll. A digitális azt jelenti, hogy a kód részeire bontható (beszéd). Az analógiás kódot nem lehet részekre bontani (szimbolikus/művészi/ és a nonverbális komm.)
• A kommunikáció mint folyamat kéttípusú lehet: egyenrangú vagy egyenlőtlen.
• Az üzenet jelentését befolyásolja az összefüggés, melyben maga a szó áll, ez a kontextus. A szavak jelentése is az egész beszéd-kontextus és beszédhelyzet összefüggésében érthető. A helyzettől függően egészen más értelme lehet egyes üzeneteknek.
• A közvetlen emberi kommunikáció mindig egy társadalmi szituációban történik - szervezeti kapcsolatok, státusz-különbségek, szereprelációk. Ennek a kommunikáció formai és tartalmi sajátosságaira szintén hatása van.
• A kommunikációnak kapcsolati háttere is lehet, azaz a két személyiség egymással való korábbi kommunikációi befolyásolhatják a kommunikációs magatartást.
• A kódok az adott közösség kultúrájának részei. A nyelv egy rendkívül bonyolult és komplex kódrendszer. Egy nyelv tökéletes ismerte nem csak azt jelenti, hogy ismerjük a szavakat, a nyelvtant és a kiejtési szabályokat, hanem azt is, hogy mit, hol, mikor, kinek és hogyan mondjunk.

A kommunikáció típusai

• A folyamat irányultsága szerint:
• Egyirányú: a vevőnek nincs módja a folyamaton belül a feladó szerepét betölteni (TV, ea)
• Kétirányú: van visszacsatolás, a feladó és a vevő szerepe folyamatosan váltakozik (beszélgetés)
• A kommunikáció típusa szerint:
• Közvetlen: a feladó és vevő egyszerre vesz részt a folyamatban és térben közel vannak.
• Közvetett: a feladó és a vevő térben és/vagy időben távol van egymástól (telefon).
• A kommunikációban résztvevő személyek száma szerint:
• intraperszonális (belső) kommunikáció: pl. tanulás, gondolkodás, lelki folyamatok feldolgozása
• interperszonális (személyek közötti) kommunikáció: pl. kapcsolatteremtés és fenntartás
• csoportkommunikáció: pl. családi, munkahelyi és más közösségekben
• tömegkommunikáció: pl. tévé, rádió
• A közlő szándéka szerint:
  
• szándékos (tudatos) és
  
• nem szándékos (ösztönös).
• Az alkalmazott jelrendszer szerint
• verbális kommunikáció: a természetes emberi nyelv jelrendszerét használja
• nem verbális kommunikáció: nyelven kívüli jelrendszert használ, pl. testbeszéd, képzőművészet
• A kommunikáló felek közötti kapcsolat jellege szerint:
  
• személyes és
  
• tömegkommunikáció
• A szervezettség foka szerint:
  
• intézményes és
  
• nem intézményes kommunikáció

A kommunikáció zavarai:

• Problémák a kommunikátornál
• a konkrét szituációról kialakított kép
• a másikról alkotott kép merevsége vagy rugalmassága (a kapott információk alapján képes-e módosítani az előzetes képet a partnerről vagy sem)
• a kommunikációs céljai
• a kommunikációs képessége - a csatornák és jelek alkalmazási képessége (árnyalt kifejezésmód) - pl, gyors, halk, monoton, nem megfelelő személynek, hangnemben stb.
• a másik kommunikációja iránti érzékelési, észlelési fogékonyság
• Problémák a közös kód használatában
• a közös kód jeleinek jelentéstartalmában és jelhasználati szabályaiban egyetértésnek kell lenni (a kommunikáció létrejöttéhez elengedhetetlen feltétel a közös kód!)
• a kód az egyéntől függetlenül létezik, azt meg kell tanulnia, a társadalomtól készen kapja
• a kód elsajátításának mértékében is különbözünk
• DE: a nem verbális csatornákban részben biológiailag meghatározott és alakított jelek is futnak az észlelésük, dekódolásuk automatikus.
• Problémák a befogadónál a kommunikációt alakító, s kommunikációs problémákat felvető tényezők:
• milyen mértékben képes a befogadó a partner jeleit érzékelni, felfogni, majd hogyan értelmezi azokat
• különbséget kell tenni: az érzékelő rendszerünkön keresztül kapott jelek fogadása és az értelmezésük között
• észlelés: az érzékelésből származó ingereket értelmes képekké illetve jelentéssé alakítjuk. A befogadása szelektíven történik, végtelen számú eseményből kiválasztjuk azokat, amelyeket a legfontosabbnak, legmeghatározóbbnak tartunk.
• A kiválasztás függ:       
• az ingerek intenzitásától (a legszembeötlőbbeket, leghangosabbakat, legeltérőbbeket)
• aktuális szükségleteinktől, érzéseinktől (pl. szomjúság, éhség)
• elvárásainktól
• az első információtorzulást tehát a szelekció, majd a hiányokat pótló befogadói szubjektív információk, illetve a befogadó észlelési sémái okozzák
• lezárás (jelentésadás) - a másik információtorzulási lehetőség
• megkíséreljük úgy összeilleszteni az eseményeket, ebben segítségünkre vannak, észlelési sémáink, a hiányzó réseket pedig gondolatban kitöltjük. Szubjektív elemek segítségével alakítjuk ki a valóságban lezajló események egy résztöredéke alapján a jelentést (a teljes képet a partnerről, a szituációról, a partner szándékáról)
• Két személy kommunikációját zavaró egyéb tényezők
• a kommunikációs folyamat hatékonyságát objektív külső tényezők is zavarhatják
• A partnerek eltérő nézőpontjai: nem ugyanazokat a tényeket ismerik, érzéseik nem azonosak
• a saját szemléletüket, információjukat tekintik teljeseknek, saját álláspontjuk igazolására törekszenek
• egyre kevésbé figyelnek a partnerre, fogékonyságuk csökken
• lehet, hogy ami elhangzik, nem hallják meg:
• az elhangzottak kb. 1/3-a elvész (fizikai akadályok: zaj, figyelem hiánya, figyelmet elterelő mozgások, szelektív érzékelésünk)
• ügyelni kell a lényegesnek tartott információk kiemelésére, pl. hangerő szabályozásával, gesztus, rövid szünet)
• további biztosíték az információk átadására a szemléltetés (demonstrációs táblán, rajzzal, adatok felírásával) információ több csatornán történő közlése. (ne a bonyolult ábrák, táblázatok)
• ügyelni kell a beszéd sebességére és az artikulációra is
• tempó kiválasztása: gyors beszéd - követhetetlenség; lassú beszéd: az agy kapacitásának kihasználatlansága - figyelem csökkenése
• lehet, hogy, amit meghallanak, nem értik:
• ez függ a témához kapcsolódó szakismeretétől, műveltségétől, szókincsétől, figyelmi és koncentrációs képességétől
• nagyon fontos, hogy a megértés érdekében a beszélő és a hallgató fél egyaránt aktív legyen
• az új összefüggéseket, elgondolást a partnernek nemcsak meghallani, hanem valamelyest feldolgozni is kell
• alábecsülés: túl sok energiát fordít az értelmezésekre: „túlbeszéli a dolgokat”
• túlbecsülés: eleve feltételezi a terminológiahasználat azonosságát
• a mondandó kifejtése közben a figyelem nagy részét a partner reakcióira kell fordítani, amelyek a megértés szintjét jelzik a beszélő számára
• a jegyzetelés segít a koncentrálásban, a lényegre, összefüggésekre való figyelemben, emellett biztonságot teremt az információk kezelésében
• a befogadó feladata, hogy pontosító, megértést segítő kérdéseket tegyen fel, sőt időnként összefoglalja, hogy értelmezi az addig elmondottakat
• lehet, hogy amit megértenek, nem fogadják el - nem elsősorban kommunikációs probléma
• lehet, hogy a beszélő nem ismeri fel, mi az, amit a partner meghallott, megértett, elfogadott

Az eredményes közlésfolyamat feltételei, eszközei

• A jó kommunikáció alapja az idő, a figyelem, az empátia és a szabályozott információáramlás.
• a jól megformált, pontos, egyértelmű közlemény küldése segíti a kommunikáció sikerességét
• a beszélők egymáshoz való viszonya (rokonszenv-ellenszenv, alá-fölé-mellérendeltsége) is meghatározó lehet a közlésfolyamat sikerességében
• nem közömbös a közlés tárgyához viszonyulásunk sem: ami érdekel bennünket, arról sikeresebben kommunikálhatunk, mint közömbös vagy érdektelen témákról
• fontos és kötelező a beszédpartnerre figyelés, a válaszadás kötelezettsége, a konfliktushelyzetek feloldása, megfelelő (kongruens) közlés; a kongruens közlés tanulható, a kommunikációs képesség pedig fejleszthető!
• Eszközei: írásvetítő, projektor, videokonferencia
• A hatékony kommunikációhoz jól kell ismerni önmagunkat
• Miért nem tudunk helyesen értékelni másokat:
• sztereotípiákban gondolkodunk,
• az első benyomás hatása alatt állunk,
• pozitívan értékelünk, ha a sajátunkkal azonos tulajdonságokat észlelünk,
• nem igazán érdekel bennünket a partner
• Kérdezéstechnika - A kérdések segítségével az irányítás a kezünkben van, ezáltal meg-tarthatjuk a kezdeményezést.
• szakszerűség (tartalmilag az üzleti folyamathoz kapcsolódik a kommunikáció)
• az információ minősége, időszerűsége pénzt ér, profit tényező.
• Az információnak relevánsnak, pontosnak, időszerűnek, teljeskörűnek, megbízhatónak, könnyen kezelhetőnek kell lennie.
• A hatékony kommunikációhoz elengedhetetlen az őszinteség, tisztelet, elfogadás és empá-tia.
• A munkahelyi kommunikációt a munkatársak közötti őszinteség és bizalom formálhatja leginkább, kedvező és kedvezőtlen irányban egyaránt. A legtöbb cégnél azonban informá-ciórombolók gátolják a kapcsolatok minőségét és az információk gyors terjedését. Közülük többen tudatosan, kevesebbek pedig öntudatlanul, személyiségjegyeikből adódóan rombolnak.
• A „nagyra törők” csak önmagukkal foglalkoznak, sok esetben megtartják maguknak az in-formációkat, elfelejtik továbbítani azokat, vagy csak egy részét mondják el.
• A „kekecek” minden hírt, feladatot kritizálnak, így a legtöbb kollégát elbizonytalanítják az információk helyességében.
• A „mismásolók” szándékosan hallgatnak el információkat, vagy felülbírálják a főnök fel-adatkiadását. Később azonban a módosításokért már nem vállalják a felelősséget.
• Nincs olyan vállalat, ahol a belső kommunikáció, illetve kifejezetten az információáramlás ne lenne javítható, ehhez azonban ki kell szűrni azokat, akik rontják a kapcsolatok ha-tékonyságát. Sokszor az is elég, ha tudjuk, ismerjük a munkatársak ilyen jellegű tulajdon-ságait, és ennek megfelelően kezeljük őket.
• A kommunikációs készségek nemcsak a munkahelyen elért sikerek egyik alapfeltétele, de jó munkahelyi kapcsolatoké is. A mindennapi élet különböző helyzeteiben minden mun-kavállalónak kommunikálnia kell szóban vagy írásban, személyesen, telefonon vagy e-mailen keresztül, esetleg levélben.

A hatékony kommunikáció előnyei

• Pozitív kommunikáció segítségével nemcsak saját munkádat javíthatod, de életed minősé-gét is.
• Emberi kapcsolatok, üzleti projektek, vállalati folyamatok sikere múlhat azon, mennyire jó a munkatársak között a kommunikáció, a felső vezetés pedig mekkora hangsúlyt fektet a belső információáramlásra. Elég egy rosszul értelmezett mondat, egy meg nem értett feladat vagy egy hiányos, részinformációkat tartalmazó utasítás, és máris lavina indulhat el a vállalatnál.
• A belső kommunikációt terén a személyesség is fontos. Nagy jelentősége van a meetin-geknek, az értekezleteknek. Ha ezek jól tervezetten zajlanak és közérdekű témákat járnak körbe, akkor olyan információforrások lehetnek, amelyekből vezetők és beosztottak egy-aránt profitálhatnak.
• A szóbeli komm előnyei: párbeszéddé válik, a beszélgetőtárs jobban érdeklődik, a beszélgetés nyílt, természetes és kellemes lesz, bizalmat és szimpátiát nyerünk, részletesebb információhoz jutunk
• le lehet mérni a másik fél reakcióját. Ehhez a vezetőnek el kell sajátítania az aktív figyelés művészetét
• képes lesz a munkatársak ellenállását együttműködéssé alakítani;
• Konfliktusait oly módon tudja megoldani, hogy az erősítse a kölcsönös bizalmat és egymás megértését.
• Az eddig sikertelen és sokszor fájdalmas, konfliktusokba torkolló ‚.kommunikációt” fokozatosan valódi párbeszéddé alakíthatja át.
• Sresszmentesítés; az érzelmi terheket könnyebben viseli.
• Megismeri, hogyan hallja meg együttérzéssel munkatársait akkor is, amikor agresszívek, követelnek, s tegye mindezt anélkül, hogy feladná saját értékrendjét.
• Írásbeli kommunikáció előnye, hogy az infot a címzett megtarthatja, egy üzenetet többen is tudnak olvasni, de hátránya hogy lassú és nincs lehetőség azonnali válaszra.
• Célszerű alkalmazni, ha: el akarjuk kerülni a személyes találkozást, túl sokáig tart a szóbeli értesítés, a közlést meg kell őrizni, bizonyítani akarjuk, hogy megtörtént az információtovábbítás, részletesen ki akarjuk fejteni nézetünket

A nem megfelelő kommunikáció munkahelyi következményei

• Az üzleti kommunikáció céljai a felsővezetésben: a cég céljainak megismertetése és elfogadtatása, erőforrások optimális felhasználása.
• Az üzleti kommunikáció céljai a munkafolyamatok végzése során - optimális folyamatkialakítás, összehangolt munkavégzés, a munkával, a munkafeltételekkel, munkakörülményekkel kapcsolatos információk átvitele és cseréje az alkalmazottak között.
• Az üzleti kommunikáció céljai a vállalat és a cég külső környezetével.
• Az üzleti információnak költségvonzata van. Információgazdálkodás cégen belül: kinek, mikorra, milyen információra van szüksége a feladat megfelelő szintű elvégzéséhez?
• A kommunikáció lehetséges útjai a szervezetben
• Horizontális: kommunikáció az egyes mellérendelt szervezetek között a munkavégzés koordinációja céljából
• Vertikális: az információk áramlása a szervezetben az alacsonyabb vezetési lépcsőkből a magasabb felé, illetve a magasabb lépcsőkön kiadott informá-ciók továbbítása az alsóbb szintek felé.
• Az innováció során az egyik legnagyobb nehézséget jelentheti, ha nem szentelünk kellő figyelmet a kommunikációra. Az egyik legsúlyosabb következmény a kollégáink ellenállása.
• Néhány példa, ami aktiválja ezt:
• Az emberek túl későn kapják az információt
• A releváns emberek nem kapnak információt
• Az emberek nem helyes vagy hiányos információt kapnak
• Kommunikációs elégedetlenségből adódó következmények:
• Célok-Okok, a megvalósítás módja nem világosak
• A közreműködőktől elvárt részvétel intenzitása nem tisztázott
• Ebből fakadó további kedvezőtlen hatások: Ellenállás, Részvételi szándék hiánya, „vezetés problémája, nem az enyém”
• a munkahelyi stressz kialakulásának valószínűségét csökkenti - munkatársak kölcsönös támogatása, a munkafolyamat átlátása, a munkamódszereket, a munkaidőt és a munkakörnyezetet érintő döntéshozásban való részvétel.
• A tartós stressz kialakulását elősegíti a túl sok vagy a túl kevés munkahelyi feladat, a szoros határidők, a társadalmi megbecsülés hiánya, a másokkal és a mások problémáival való állandó szembesülés, a munkatársak egymással való kapcsolatának szegénysége, a nem megfelelő munkahelyi kommunikáció és vezetés, valamint a mobbing.
• Kapcsolatok a kollégákkal - hogyan illeszkedik be egy munkahelyi környezetbe?

A korszerű munkahely

A munkaeszköz, a munkahely (munkakörnyezet) és a munkavállaló közötti kapcsolatrendszer kialakítása során az ergonómia és az ergonómiai szempontok munka-egészségügyi értelmezésével kapcsolatban a vonatkozó jogszabályban foglaltak figyelembevételével kell eljárni.

A hatékonyan berendezett iroda előnyei

• Az iroda akadályozhatja vagy ösztönözheti is a benne végzett tevékenység hatékonyságát. Ahhoz, hogy “második otthonunk” serkentően hasson, alapvető fontosságú az ergonomi-kus térszervezés.
• Ez fontos azért is, mert az iroda “a céglélek tükre”: kifejezi a vezetőség stílusát, prioritását kifelé és befelé egyaránt. A modern irodák térszervezését a flexibilitás és a kommunikáció előtérbe helyezése jellemzi.
• A modern irodaházak tervezői komoly hangsúlyt fektetnek a munkahelyek megfelelő ki-alakítására, és arra is, hogy rugalmas közösségi és magántereket hozzanak létre. Nem vé-letlenül, hiszen számos tanulmány bizonyította: a megfelelő környezet ösztönzőleg hat a munkakedvre, az innovációs hajlandóságra és a munkavégzés tempójára.
• Az ergonomikus irodatér a tulajdonos számára pénzben mérhető tényező, mi több, tükrözi a cég elveit is: biztonságot, stabilitást, innovációt, fegyelmet. És hogy mit jelent az ergo-nómia? A neves svéd irodabútor-forgalmazó, a Kinnarps filozófiája szerint leginkább a környezetet, ahol kényelmesen és jól érezzük magunkat, és ahol eredményeket érünk el.
• A nem jól tervezett irodában minden több ideig tart. Számos, úgynevezett “klasszikus” irodai veszteségtevékenységet - mint például a dokumentumok keresése, alkalmazottak, il-letve munkaanyagok felesleges mozgása, várakozás dokumentumra, döntésre - könnyedén kiküszöbölhetünk a terek és berendezések szakszerű tervezésével.
• Az utóbbi években épülő irodakomplexumok szinte kivétel nélkül hatalmas üvegfelülettel tekintenek a világra. Nem véletlenül. A bezártság érzetének csökkentése is ösztönzőleg hat a munkára. Ez lehet az egyik magyarázata annak, hogy a belső válaszfalak esetében is mind gyakrabban találkozhatunk áttetsző megoldással, szemben a hagyományos gipszkartonozással.
• A sok üvegfelület másik oka a természetes fény iránti megnövekedett igény.
• A közösségi terekről sem szabad megfeledkezni. Szintén bizonyított tény, hogy időnként a munkatársaknak muszáj felállniuk az asztaluk mögül, megmozgatni testüket, beszélgetni kollégáikkal.
• A bútorok ergonómiája szintén lényeges kérdés, több szempontból is. Egyrészt a kényelmes és egészséges asztalok, székek, tárolók serkentik a munkavégzést, növelik a hatékony feladatellátást.
• Vagyis minden négyzetmétert ki kell használni, méghozzá úgy, hogy a terek egyszerűen átrendezhetők legyenek.

Az irodai munkahely kialakításának követelményei:

• A korszerű munkahely kialakításának követelményei: funkcionális, kellemes, tágas, tartós berendezési tárgyak. Az iroda belső kialakításánál figyelembe kell venni:
• munkavégzés technikáját, folyamatát
• munkatársak egymással való együttműködését és kívánatos elválasztását
• az irodai eszközök egy helyről elérhetőek, mozgathatóak, könnyen kezelhetőek
• Az iroda kialakítása, mérete
  Az irodahelyiségeknek elegendő padlófelülettel, belmagassággal és légtérrel kell rendelkezniük ahhoz, hogy a munkavállalók a munkát egészségük, biztonságuk vagy kényelmük veszélyeztetése nélkül végezhessék. Valamennyi munkavállaló számára legalább 2 m2 szabad területet kell biztosítani a mozgáshoz. Az irodahelyiségeket megfelelő hőszigeteléssel kell ellátni az ott folyó munkavégzés és a munkáltató tevékenysége jellegének figyelembevételével.
• Szellőztetés
  Biztosítani kell az elegendő mennyiségű és minőségű, egészséget nem károsító levegőt. Mesterséges szellőztetés során figyelembe kell venni a helyiségben munkát végzők számát és a helyiség légtérfogatát.
• Hőmérséklet
  Az iroda hőmérsékletének a munkavégzés teljes időtartama alatt az emberi szervezet számára megfelelőnek kell lennie 18-20. Olyan ablakokat, tetőablakokat és üvegfalakat kell alkalmazni, amelyek a munka és a munkahely jellegének megfelelően kiküszöbölik az erős napsugárzás hatásait.
• Világítás
  Lehetőség szerint biztosítani kell az irodában az elegendő természetes fényt, továbbá a munkavégzés jellegéhez és körülményeihez igazodó mesterséges megvilágítást. A világítóberendezések kialakítása és elhelyezése nem jelenthet baleseti veszélyt a dolgozókra.
• Zajvédelem
  A munkahelyhez tartozó berendezések okozta zajt figyelembe kell venni a munkahely berendezésekor, különös tekintettel arra, hogy ne zavarja a figyelmet és a beszédmegértést. Jó akusztika, külső és belső zajártalom elleni szigetelés (hangszigetelés – padló, fal, pla-fon), térelválasztók. Akusztikai követelmények – ne teljesen hangtalan , kb. 50 decibel.
• Elsősegély
  Minden munkahelyen elsősegélynyújtásra kijelölt személy jelenlétét kell biztosítani.
• Megváltozott munkaképességű munkavállalók
  A megváltozott munkaképességű munkavállalók adottságaira az irodai munkahelyek kialakításánál figyelemmel kell lenni. A berendezéseket a testi adottságaiknak megfelelően, illetve megváltozott munkaképességükre figyelemmel kell kialakítani vagy szükség estén átalakítani.
• Kockázatok
  A folyamatosan vizsgálja az alábbi kockázatok előfordulását: látásromlást előidéző tényezők, pszichés (mentális) megterhelés, fizikai állapotromlást előidéző tényezők.

Képernyős munkahely

• Képernyő előtti munkavégzés
• EüM rendelet előírásai, amely a képernyő előtti munkavégzés minimális egészségügyi és biztonsági követelményeit tartalmazza.
• A munkáltató a munkafolyamatokat úgy szervezi meg, hogy a folyamatos képernyő előtti munkavégzést óránként legalább tízperces – össze nem vonható – szünetek szakítsák meg, továbbá a képernyő előtti tényleges munkavégzés összes ideje a napi hat órát ne haladja meg.
• Szem- és látásvizsgálat
  A munkáltató köteles a foglalkozás-egészségügyi orvosnál kezdeményezni a munkavállaló szem- és látásvizsgálatának elvégzését a képernyős munkakörben történő foglalkoztatás megkezdése előtt, ezt követően kétévenként. A munkavállaló köteles a fent említett vizsgálaton részt venni. Ha a munkavállaló által használt szemüveg vagy kontaktlencse nem megfelelő, a munkáltatónak el kell látnia a munkavállalót a munkavégzéshez éles látást biztosító szemüveggel. Ennek, valamint a vizsgálatoknak a költségei a munkáltatót terhelik.
• A képernyős berendezést úgy kell kialakítani, üzembe helyezni, illetve üzemben tartani, hogy rendeltetésszerű használat esetén ne jelentsen egészségi kockázatot vagy balesetveszélyt a munkavállalók számára.
• Képernyő
  A képernyő a használó igényeinek megfelelően legyen könnyen és szabadon elfordítható, dönthető. A képernyő legyen mentes olyan tükröződéstől és fényvisszaverődéstől, amely a használónak kényelmetlenséget, látási nehézséget okozhat. Külön monitorpolcot vagy állítható asztalt is kell biztosítani a dolgozó számára.
• Billentyűzet
  A billentyűzetnek dönthetőnek és a monitortól különállónak kell lennie annak érdekében, hogy a használó kényelmes munkatesttartást vehessen fel, karja és keze ne fáradjon el. A billentyűzet előtt legyen elég hely ahhoz, hogy a számítógép-kezelő kezét és csuklóját megtámaszthassa.
• Munkaasztal vagy munkafelület
  Nem fényvisszaverő felületű és nagyságú, hogy biztosítsa a monitor, a billentyűzet, az iratok és a csatlakozó eszközök rugalmas elrendezését.
• Munkaszék
  Legyen stabil, biztosítsa a használó könnyű, szabad mozgását és kényelmes testhelyzetét. A szék magassága legyen könnyen állítható. A szék támlája legyen magasságában állítható és dönthető. Igény esetén lábtámaszt vagy saroktámaszt, illetve kartámaszt kell biztosítani.
• Szoftverek
  A szoftver tervezése, kiválasztása, bevezetése és módosítása, a képernyős munkafeladatok megtervezése során a munkáltatónak figyelembe kell vennie a következőket:
• a szoftver feleljen meg a feladatnak,
• a szoftver minden betűt a magyar helyesírásnak megfelelő formában jelenítsen meg a képernyőn és a nyomtatásban,
• a szoftver legyen könnyen használható, és szükség esetén a számítógépkezelő ismeret- és tapasztalatszintjéhez igazítható, rendelkezzen magyar nyelvű súgóval, semmilyen a munkavállaló teljesítményére vonatkozó mennyiségi vagy minőségi ellenőrzési lehetőséget nem szabad igénybe venni a dolgozók tudomása nélkül,
• a rendszerek a képernyő előtt dolgozóhoz alkalmazkodó formátumban és ütemben jelezzék ki az információkat,
• alkalmazni kell a szoftverergonómia elveit, különösen az ember által végzett adatbeviteli és adatfeldolgozási feladatokban,
• a rendszerek biztosítsanak visszajelzést a munkavállalóknak a teljesítményükről.