Információtartalom vázlata
- Az írásbeli kommunikáció jellemzői, eszközei; a kapcsolattartás jellemző dokumentumai
- A köszöntést, üdvözlést stb. tartalmazó dokumentumok nyelvi, formai és tartalmi követelményei a hivatali/üzleti életben
- Az írásbeli kapcsolattartás udvariassági szabályai
- A köszöntést tartalmazó dokumentum szövegének megfogalmazása
Az írásbeli közlés általános jellemzői és követelményei
- közvetett kommunikáció
- értéke: térbeli és időbeli korlátokat lehet vele átlépni
- Maradandó és időt biztosít a gondolatok megfogalmazására
- Fontos az érthetőség, a gondolatok világos kifejtése
- íráskép alapján többletinformáció
Az írásbeli kapcsolattartás iratai
- névjegy
- önéletrajz
- ügyiratok
- levél (például: megrendelő, akadályközlő, egyenlegértesítő)
- tanulmány (gazdaságossági, megvalósíthatósági)
- beszámoló/jelentés (ellenőrzési, tárgyalási tényállás, mérleg)
- pályázat (ajánlatkérés, ajánlkozás termékszállításra, szolgáltatásra, állásvállalásra)
- a jegyzőkönyv/emlékeztető (közgyűlésen, értekezleten, tárgyaláskor)
- ügyviteli okmányok, bizonylatok (számla, pénztárbizonylat, iktatókönyv)
Üzleti levél
- névre szóló, hangneme tárgyilagos, személytelen, a szokványok meggyorsítják az ügyintézést, nem sablonos, mutatja a cég egyéni arculatát is.
- DE: egyes műfajok: cégismertető, termékismertető » sikert hoz az eltérő stílus és forma
- Szempontok: papír minősége, nagysága, túl bonyolult, hibás, címzés pontos, udvarias, stílus utal a partnerrel szembeni közelebbi vagy távolabbi viszonyra.
Jegyzőkönyv, emlékeztető
- cégen belüli megbeszélésről
Cégismertető
- verseny fokozódása megkívánja a széleskörű ismertséget
- Reklám: érzelmekre és értelemre egyszerre hat, nyelvi, képi ötletesség hatása
Internetes honlap
- terjedelme nem korlátozott, folyamatosan frissíthető,
- Tartalmaznia kell:
- cégismertetés (cégnév, székhely, telefon, munkatársak, vállalkozási forma),
- cég szolgáltatásai, termékei
- első lapon legyen E-mail cím, menüsor a tartalomjegyzékkel: gyors tájékozódás és áttekinthetőség
- Lehet még cégfejlődésről, termékválasztás teljes skálájáról
- Honlap műfaja megengedi a gazdag kép- és hanganyagot, legyen ötletes, árassza a cég szellemiségét, filozófiáját
Álláshirdetés, önéletrajz, pályázati jelentkezés
- álláshirdetés: csatornái: újság, televízió, rádió, Internet, szórólapok, tényszerűség: megne-vezés, elvárt iskolai végzettség és személyiségjegyek, jelentkezési feltételek, határidő. so-kat sejtető, félvezető
- önéletrajz: 2 oldalnál ne legyen több, tények közlésére szorítkozzon. Egyre gyakoribb a kézzel írott kérése » grafológia. Modern típusú önéletrajz elemei::
- név;
- születési hely, idő;
- levelezési cím;
- isk. végzettség, szakmai képzések, alapképesítés;
- speciális ismeretek, adottságok;
- korábbi és jelenlegi munkahelyek felsorolása évszámokkal
- nem szakmát érintő egyéb képesítések (jogosítvány, PC ismeretek)
- nyelvismeret, nyelvvizsga;
- szakmai tevékenység, elismerések, oklevelek;
- publikációk;
- tervek, igények
Reklamáció
- Sérelmek, elégedetlenség kifejezésére: határozott, célirányos.
- Felépítése:
- szolgáltatás vagy termék típusának megnevezése
- vásárlás időpontja, helye kifogások felsorolása
- hiba jóvátétele módjának megjelölése
- intézkedés kérése
- cím, elérhetőség megadása
A levél formai kellékei:
- a cégfelirat
- a keltezés
- a címzés
A levél írásos közéleti műfaj:
- a postai utasítás
- az irattárazási és hivatkozási adatok
- a tárgy megjelölése
- a megszólítás
- a levél szövege
- az elköszönés
- az aláírás
- a mellékletek
Az iratok készítésénél, fogalmazásánál a legfontosabb szempontok:
- a közérthető, világos legyen
- szabatosan megfogalmazott, udvarias hangvételű
- rövid, tömör, de minden lényegesen adatok (ellenőrzött) tartalmazzon
- címzett központú
- pozitív kicsengésű
- hibátlan helyesírással, gépírással készült
A hivatalos levél fajtái:
- a magánember által küldött hivatalos levelek=pályázatok
az üzleti élet legjellemzőbb levéltípusai=cég saját termékét reklámozza
a reklámozást szolgáló levelek=megrendelés, számla megküldése
Egyéb iratformák:
- emlékeztetők
- jegyzőkönyvek: kihallgatási
- szerződések: munka-, adásvételei
- önéletrajz
Egyszerű iratformák:
- bon,
- nyugta,
- meghatalmazás,
- elismervény,
- kötelezvény,
- igazolás,
- meghívó írt,
- kötelezvény,
- igazolás,
- meghívó
- Tartalmi és formai szempontból egyszerűek, nincsen előírt kötött alakjuk.
- Készíthetjük:
- önálló iratként
- nyomtatványon
- más iratra záradékként is ráírhatjuk
Formai követelmények:
Ha önálló iratként készítjük, akkor a papír felső, alsó és bal szélén 2,5 cm, a jobb oldalon 1 cm lapszélt hagyjunk ki. A cím írását a bal lapszéltől – 5 leütésig ritkított írással kezdjük. A szöveg tartalmi tagolását egy sor üresen hagyásával jelöljük. A keltezést a szöveg befejeztével egy sor kihagyásával a bal lapszéltől kezdve írjuk. A keltezés után 3 sor kihagyásával a levél formai kö-vetkezményeinek ismertetése szerint – gépeljük az aláírást.
Az elismervény és a nyugta
- azt tartalmazza, hogy kitől, mit, milyen értékben, milyen céltól, mikor, milyen feltételek mellett vett át az aláíró. Egyik ügyiratról sem hiányozhat a megnevezés, a pénzösszeg számmal és betűvel, az összeg rendeltetése, az átadó-átvevő neve, adatai, a keltezés.
A kötelezvényben, adóslevélben
- a kölcsönző fél kötelezi magát, hogy a pénzt, tárgyat a megjelölt időpontban visszaadja. Pénz esetében tanúk is kellenek.
A meghatalmazásban
- valakit meghatalmazunk, hogy nevünkben eljárjon, vagy helyettünk pénzt vegyen fel.
A meghívó:
- valamilyen eseményről értesít. Tartalmaznia kell: ki, mikor, hol, mire invitál. A meghívók a napirendet és a meghívás célját is tartalmazzák (6-14 nappal előbb).
Az igazolás:
- arról tájékoztat, hogy ki, miből, milyen képesítést szerzett, hol, mikor és ez a képesítés mire jogosítja az illetőt.
Kapcsolattartás levelek:
- Nélkülözhetetlenek a cég külső kapcsolatainak kiépítésében, fenntartásában, idegen szóval Public Relation-ében, PR-ban. A jó kapcsolathoz elengedhetetlen a jó levelezés! A kapcsolattartás levelekkel jelezzük a partnernek, hogy a kapcsolatot fontosnak tartjuk, és fenn kívánjuk tartani.
- Ide sorolhatjuk:
- hogyha valamit megköszönünk (meghívást)
- gratulálunk valamihez (előléptetés)
- sajnálatunkat fejezzük ki egy baleset
- A köszöntést, üdvözlést stb. tartalmazó dokumentumok nyelvi, formai és tartalmi következményei a hivatali/üzleti életben:
- Nyelvi, formai szempontból megegyezik más üzleti levelekkel. Tartalmi szem-pontból fontos, hogy
- a levelezésben gratuláljunk, partnercégünknek, hogy megkapta „Az év vállalkozása” címet,
- a tárgyalás részben köszönjük meg a jeles esemény alkalmából az eddigi jó üzleti együtt-működést,
- a befejezésben fejezzük ki reményünket, hogy a továbbiakban is hatékonyan tudunk együtt dolgozni.
- A papír minősége is sokat elárul a levél írójáról. A borítékon a címzett neve, adatai szerepelnek.
Írásbeli:
- cégismertető,
- pályázat,
- üzleti terv,
- önéletrajz,
- jegyzőkönyv,
- feljegyzés,
- megbízási szerződés,
- Az írásbeli közlés általános jellemzői és követelményei
- közvetett kommunikáció
- értéke: térbeli és időbeli korlátokat lehet vele átlépni.
- maradandó és időt biztosít a gondolatok megfogalmazására
- Fontos az érthetőség, a gondolatok világos kifejtése
- íráskép alapján többletinformáció