Információtartalom vázlata
- A meghívás/meghívó funkciója a kapcsolattartás során
- A meghívás alkalmai
- A protokolláris meghívó funkciója, tartalmi, nyelvi, formai követelményei
- A meghívás udvariassági szabályai
- A meghívó szövegének megfogalmazása, közlésmódja.
A meghívó előfeltétele mindenféle társasági összejövetelen vagy hivatalos társadalmi alkalmakon való részvételnek. Az üzleti életben is mind nagyobb hangsúlyt kapnak azok a találkozók, melyek alkalmasak az üzleti kör bővítésére, a cég országos vagy nemzetközi elfogadtatására. Így a korrekt meghívó az üzleti életben ma már létszükséglet.
A meghívás történhet:
- szóban, és
- írásban
A meghívó 3 részből áll:
- bevezetés,
- főrész és
- befejezés
Formai követelmények
- a lényeg a jó ízlés és az áttekinthető elrendezés, vagyis az olvashatóság
- terjedelemtől függően készülhet A4-es papírra
- egylapos: egynyelvű, illetve egyik oldalán a fogadó ország nyelve, a másik a vendégek által ismert nyelv;
- kétlapos: egynyelvű meghívás a 3. oldalon; kétnyelvű a 2. és 3. oldalon
- Nagykövetségek esetében gyakran előfordul, alapmeghívó kártyákat készítenek, ahova a meghívott nevén és az időponton kívül minden nyomtatva van. Nem esztétikus látvány erre a kártyára kézzel egyenként beírogatni azt, hogy aktuálisan éppen milyen alkalomból történik a meghívás. Ezért gyakran előfordul, hogy a kártya bal felső sarkába fűzőgéppel vagy ragasztóval egy nagyon keskeny papírcsíkot ragasztanak, s az esemény apropóját géppel erre írják rá.)
- a meghívót dombornyomásos címer, embléma, stb. (pl. a Parlament rajza) díszítheti.
- a meghívót 6-8 nappal a rendezvény előtt kell elküldeni.
- Feltétlenül borítékban, eredeti formában kell a címzetthez eljuttatni. A faxon leadott meghívó csak tájékoztató jellegű lehet, hiszen visszaélésekre adhat alkalmat
- A meghívó formai megjelenését a körülmények szabják meg.
- nyomdai eljárással
- számítógéppel
- fénymásoló géppel
Tartalmi követelmények
- Az irat neve, azaz a Meghívó szó (nagy kezdőbetűvel és záró írásjel nélkül)
- a meghívó neve és az a rangja, amilyen minőségében az adott rendezvényen szerepel
- a meghívott - vagy teljes nevével (kézzel illik beírni), vagy az Ön megszólító névmással
- kísérőjével együtt hívja-e meg a rendezvényre. Ha ez a helyzet, akkor a megszólított neve (vagy a megszólító névmás) után az és kísérőjét kiegészítő szövegrészt írjuk. Ha a meghívón ez nem szerepel, akkor egyedül kell elmenni
- A meghívási formula (3. személyben), „meghívja” vagy „tisztelettel meghívja”.
- A meghívás indítéka: milyen alkalomból történik. A rendezvény műfaja (ünnepi ülés, fo-gadás)
- A vendéglátási alkalom: fogadás, vacsora stb.
- A rendezvény időpontja, a nap neve
- A bal alsó sarokban szerepel a rendezvény helye (X szálloda Z terme) és címe. Ha vi-szonylag bonyolult a megközelítés, akkor a gondos szervezők külön kis térképet is csatolnak a meghívó mellé
- fontos a meghívó pontos és jól olvasható címzése
- A jobb alsó sarokba írják a különböző információkat:
- pl: „belépés csak meghívóval”, „parkolás az X utcában”, „kérjük, foglalja el a helyét 20.00 és 20.20 között”! stb.
- Választ kérünk, mellette telefonszám, amelyben jelezni illik, hogy elfogadjuk a meghívást, illetve ha nem tudunk elmenni.
Rövidítések
- R.S.V.P. (répondez s'il vous plait) jelzés /v.k. – választ kérünk - a rövidítést feltétlenül követi egy cím vagy telefonszám.
- ha előzetesen (tel, szó) egyeztettünk, akkor az r.s.v.p. áthúzva és helyette a p.m. (pro memorial=emlékeztetőül)
- A fenti rövidítés kiegészülhet még a regrets only, vagyis a csak lemondás esetén jelentésű kifejezéssel, ilyenkor értelemszerűen csak akkor kell telefonálnunk, ha nem tudunk a meghívásnak eleget tenni. („Csak akadályoztatás esetén”)
- A meghívón alkalmazott rövidítések (mint a névjegy is) általában francia nyelvűek, de más nyelveken készült meghívókon használható
- Az öltözetre vonatkozó előírásokat általában kerülik, míg rendkívüli alkalmakkor is csak ritkán fordul elő a meghívón, ha igen, ezek a jelzések a következők lehetnek:
- uniform, informal (tenne, de villa, Strassenanzug) azaz hivatali öltözet
- black tie (cravate noin) fekete csokornyakkendő, azaz szmoking, nőknél kosztüm vagy kisestélyi
- white tie (cravate blanche) fehér csokornyakkendő, azaz frakk, nőknél nagyestélyi
- Ha tehát ezeket nem írja elő a meghívó, akkor este 8 óráig hivatali öltözetben (Causual), ennél később pedig sötét öltönyben (Informal) illik menni. Az alkalom jellege azonban meghatározó, hiszen ha doktorrá avatási ceremóniára hívnak meg délelőtt 11-re, akkor sem merülhet fel, hogy ne sötét öltöny legyen az öltözet.
- A meghívón szerepelhetnek egyéb fontos információk, illetve udvariassági rövidítések, amelyek mindig a meghívó alján vannak feltüntetve:
- Belépéskor felmutatandó, egy személy számára – ritkán alkalmazzák
- a helyszínen nehezen megoldható a parkolás – „Parkolás a Y úton.”