Információtartalom vázlata
- Az írásbeli dokumentumok nyelvi, nyelvhelyességi követelményei; stíluskérdései
- Az iratokban előforduló helyesírási hibaforrások, a helyesírás ellenőrzésének lehetséges módjai
- A kapcsolattartást szolgáló dokumentumok nyelvi, formai és tartalmi követelményei
- A feljegyzés tartalmi, nyelvi, formai követelményei
- Az igényes nyelvhasználat kommunikációs szerepe, alapvető követelményei
- A feljegyzés szövege és a szóbeli véleménynyilvánítás.
Az írásbeli dokumentumok nyelvi, nyelvhelyességi követelményei; stíluskérdései
- Hivatalos nyelvünkre, stílusunkra az egyszerűségre, a közérthetőségre (világosságra) való törekvés, a közéleti nyelvhez igazodó stílus jellemző, azonban még sok benne a nyelvtani és stiláris hiba.
- A hivatalos iratnak is van stílusa és terminológiája (szakszókincse).
- A jó stílusú irat szabatos, világos és szép.
A vonatkozó névmások helyes használata
- aki személyre vonatkozik
- amely megnevezett (határozott) dologra
- ami meg nem nevezett (határozatlan) dologra
- amelyik kiválasztást jelöl (több személy vagy dolog közül egyre vonatkozik)
A hivatali életben levelezésben az udvarias Ön, Önök kifejezés
- Kérem Önt, szíveskedjék értesíteni. →Kérem, szíveskedjék értesíteni.
Az a, az határozott névelő
- a személy vagy dolog határozottságára utal. Határozott akkor a főnévi fogalom, ha a be-szélő és a hallgató ugyanarra a személyre, dologra gondol. A fogalmazási hibát a névelő felesleges kitevésével vagy elhagyásával követhetjük el.
- A birtokos személyragozás maga is határozottá teszi a főnévi fogalmat.
- Hivatkozással (a) folyó hó 20-i értesítésükre…. vagy Köszönettel vettük (a) fenti számú és keltű megrendelésüket.
- Ha a névelő elhagyása – birtokos személyragozás ellenére is – a mondat megértését nehe-zíti, alkalmazzuk a névelőt.
- pl. Mi hasznuk van a feleknek a hiábavaló pereskedésből? Semmi. Ellenben több felesleges költségük.
- Helyesen: Ellenben több a felesleges költségük.
- Gyakori hiba a névelő elhagyása olyan köznevek elől, amelyek pedig határozott fogalma-kat jelölnek.
- pl. Felhívom felperes figyelmét. Helyesen: Felhívom a felperes figyelmét.
- Szerződő felek megállapodtak abban … Helyesen: A szerződő…..
A nál-, nél rag helyes használata
- főleg helyet és hasonlítást fejezzük ki vele.
- pl. az előadó az asztalnál állt (helyhatározó)
Névutók helytelen használata
- A felé névutó használatának gyakori hibái.
- pl. Elküldtük a minisztérium felé/helyett minisztériumnak.
- A keresztül névutó nem megfelelő használata – a hivatalon keresztül – a hivataltól kapott segély
Nyelvi szegénységre vall a stílustalan szóismétlés.
- A rendelkezik ige jelentése nyelvileg helytelen, ha valami rendelkezik valamivel.
- pl. A számítógép nagy tárolókapacitással rendelkezik.
- Helyesen: A számítógép nagy kapacitású.
Igekötők használata
- felesleges jelentésük ugyanaz
- Felesleges az igekötő használata, mert az igekötő nélkül is ugyanazt fejezi ki, mint igekötővel.
- lerendezi – rendezni, elrendezni
- kitárgyalni – tárgyalni, megtárgyalni
- kiértesít – értesít
- beigazol – igazol
Körülményes, terjengős, körülírásos szerkezetek, felesleges szavak használata
- Gyakran előfordul, hivatali nyelvünkben vonatkozó névmással szerkesztett nehézkes, körülményes kifejezés. Helyes, ha az egyszerűbb, érthetőbb kötőszavakat alkalmazzuk helyettük
- amiből kifolyólag ezért, azért
- amiért is így
- aminek következtében tehát
- aminél fogva emiatt, miatt, miatta, minthogy, mivel
- pl. A számla ellenőrzése alkalmával megállapítást nyert…, helyesen: A számla ellenőrzésekor…
Mondatszerkesztési hibák:
- pl. Amennyiben egyetértünk, határozzunk! Helyesen: Határozzunk, mert egyetértünk!
Gyakori helytelenség:
- Úgy a vezetőség, mint a tagság megjelent….Helyesen: Mind a vezetőség, mind a tagság.
Készletgazdálkodás
A készlet
- azok az eszközök, amelyek a cég tevékenységeit, 1 éven belül szolgálják. A készlet nyilvántartásnak mindig naprakésznek kell lennie.
Az irodai készletekkel való gazdálkodás
- Az irodai eszközök és készletek fogalmába beletartozik a munkavégzéshez szükséges irodaszerek, fogyóeszközök, amelyeket a titkárság a szokásos ellátmány (igénylés és annak jóváhagyása) keretében kap, valamint a meghatározott célokra kapott pénzösszeg.
Az irodai készletekkel való gazdálkodás során megkülönböztetjük
- berendezéseket (asztal, bútorok, számítógép)
- az irodaszerek, eszközöket (toll, papír, boríték, olló, vonalzó)
- a vendéglátás eszközeit (étkészlet)
- tisztítószerek
Beszerzése
- Az igény, a tapasztalatok vagy normatívák szerint meghatározott irodaeszköz szükséglet beszerzéséről a szervezet gazdasági részlege gondoskodik. A felvételezés mindig bizony-latolást igényel, ami a szervezetnél szokásos átvételi bizonylaton történik. Ezek a dokumentumok szigorúan megőrizendők, mert kilépéskor szigorúan elszámolandó dokumentumként kezelik.
- A titkársághoz tartozó szervezeti egységen belül már bizalmi elv érvényesül.
- Az irodakészlet éves költségvetése évenként fel kell, mérni az iroda eszközszükségletét összesíteni kell. Az irodaszer felhasználási tervezetet benyújtják a vezetőnek, majd be-építik az éves költségvetésbe.
Nyomtatványai
- anyagbevételi bizonylat
- számla
- szállítólevél
- anyagkiadási – bizonylat
- anyag visszaadási – bizonylat
- anyag átadási – átvételi – bizonylat
- anyagigénylő lap
- raktárnyilvántartó karton
Feljegyzés
- a munkahelyeken belüli ügyintézés egyik leggyakoribb irata.
- Feljegyzést bárki készíthet: a közvetlen ügyintéző a munkahely vezetőjének, a munkahelyi vezető a beosztott számára.
- Fontosnak tartott tényekről, helyzetről, intézkedésről, állapotról szoktak ilyet készíteni tá-jékoztató jelleggel.
- fejrészében fel kell tüntetni annak a személynek a nevét vagy osztálynak a megnevezését, akihez, vagy amelyhez az iratot küldik.
- Jó, ha a feljegyzésben megjelölik a feljegyzés tárgyát is, így a címzett már az olvasás megkezdése előtt fölidézheti a kérdéssel kapcsolatos régebbi ismereteit, s az ügyirat keze-lése is könnyebb.
- A tárgy rövid, tömör megfogalmazása a feljegyzés egész szövegének tartalmának.
- A feljegyzés többnyire szűkszavú, hiszen készítője és címzettje egyaránt tájékozott a dolog egészét és lényegét illetően: csupán egy részletkérdést kell tisztázni.
- A feljegyzést a határidővel és a felelősök megnevezésével fejezik be.
A feljegyzés írója
- tájékoztatja a másik felet bizonyos tényekről, megtörtént intézkedésekről, ügyek állásáról
- javaslatot tesz, vagy kér valamit egy folyamatban lévő üggyel kapcsolatban
- emlékezetben idéz valamit
- figyelmezteti valamire
Emlékeztető
- emlékeztet, valamely feladat elvégzésére, határidőre, felelősre hívja fel a figyelmet