Információtartalom vázlata
- Hogyan készítené elő a fogadást?
- Kit bízna meg a fogadás lebonyolításával?
- Foglalja össze, melyek az üzleti vendéglátásra vonatkozó legfontosabb etikett-szabályok?
Vállalati protokoll
A protokoll a társas érintkezés szabályaival foglalkozik, a hivatalos érintkezés, nemzetek közötti kapcsolattartás elfogadott szokásainak a gyűjtőfogalma. Két nagy területe van:
- az állami, külügyi és a
- vállalati, hivatali protokoll.
A vállalati protokollnak kiemelt szerepe van a külföldi cégekkel, szervezetekkel való kapcsolatban, de azt is ide soroljuk, ha egy cég olyan rendezvényt szervez és bonyolít le, amelyre vendégeket hív meg valamilyen ünnepélyes alkalomból.
A megfelelő személy kiválasztása
A vállalati protokollfeladatokat nagyobb vállalatoknál, intézményeknél külön részleg (osztály, csoport) látja el. Kisebb szervezeteknél esetleg csak egy személy végzi, és az is gyakorlat, hogy egy-egy alkalmi rendezvény megszervezését rábízzák arra a személyre, aki el tudja látni a protokolláris feladatokat.
A vállalati rendezvények típusai
A vállalatok, intézmények alkalmi rendezvényei sokfélék lehetnek, leggyakoribbak a fogadások, sajtótájékoztatók, konferenciák, tárgyalások stb. Ezeken a rendezvényeken a vendéglátás lehet: álló és ültetéses vendéglátás.
A fogadás (recepció)
Az álló alkalmak legünnepélyesebb formája. Időpontja korábban a délutáni és esti órákra esett, de újabban divatba jött a délben adott fogadás. Időtartama kb. másfél-két óra.
A fogadási vonal jelentősége
A meghívottakat a terem bejáratánál az ún. fogadási vonal várja (ez lehet a fogadást adó vállalat, intézmény két-három vezető beosztású munkatársa, és lehet más munkatárs is). Az érkezőket üdvözlik a fogadási vonal tagjai. Az üdvözlés rövid kézfogás, a köszönéskor rendszerint nincs idő néhány szónál hosszabb társalgásra, hiszen a vendégek egymás után érkeznek, s feltartani őket udvariatlanság. A fogadási vonalon túljutva a meghívottak ismerősökhöz csatlakoznak, beszélgető, változó összetételű csoportok alakulnak ki. A fogadási vonal legfeljebb 15-20 percig marad a bejáratnál, ezután a házigazda a teremben a legfontosabb vendégekhez csatlakozik.
Italkínálat
Az italt az első vendégek megérkezésétől kezdve pincérek kínálják körbe. Nagyobb fogadásokon a terem sarkaiban állítanak fel italpultokat, ahol ugyancsak pincérek szolgálnak ki. Az italkínálat kezdetben lehet tömény (pálinka, vodka, vagy a fogadást adó országának specialitása), kétféle bor és sör, a végén kávé, fontosabb alkalmakkor konyak vagy pezsgő. A kínált ital ingyenes.
Étkezés a fogadáson
Az ételeket a terem közepén felállított asztalokra helyezik. Általában hidegtálakat, salátákat, sajtot, gyümölcsöket, desszertet kínálnak, a meleg ételek közül legfeljebb a melegítőtálban forrón tartható kisdarabos specialitásokat: apró töltött káposztát, virsli darabkákat, pörköltet, májat, esetleg hazai különlegességeket.
Az étkezés megkezdésére a házigazda ad jelt, szóban kérve fel erre a jelenlévőket, vagy legmagasabb rangú vendégét az asztalhoz vezetve. Az asztalnál vagy pincérek segítenek a tálalásban, vagy a vendégek maguk szednek. A tányérok, evőeszközök, szalvéták az asztal szélére vannak elkészítve. Használt tányérba nem illik még egyszer szedni, új tányért és evőeszközt kell venni.
A fogadás egyéb tudnivalói
Fogadásokon a teremben rendszerint nincsenek asztalok, székek, bár nagyobb helyiségekben a fal mellett az idősebbek számára és az étkezés megkönnyítésére néhány elhelyezhető. Kisebb asztalok tehetők ki a hamutartók és a használt tányérok, poharak számára (a használt edényt nem illik arra az asztalra visszatenni, amelyen az ételek és a tiszta tányérok, evőeszközök vannak). Mivel az állva étkezés nem egyszerű, célszerű olyan ételekből venni, amelyek ily módon is könnyen elfogyaszthatók.
Fogadáson az öltözék napközben félünnepélyes, esti alkalomkor ünnepélyes.
A fogadás jelentősége
A fogadás jó alkalom arra, hogy a meghívottak megkeressék az ismerőseiket, megismerkedjenek másokkal, és megragadva a találkozás kínálta lehetőséget, esetleg rövid megbeszélésre is sort kerítsenek, amely a későbbi üzletmenetet befolyásolhatja.
Távozás
A fogadáson való tartózkodás ideje viszonylag szabadon dönthető el, de fél óránál rövidebb részvétel nem számít teljes értékűnek. Nem illik addig távozni, amíg a fogadási vonal még az érkezőket üdvözölve az ajtónál áll. Távozáskor el kell búcsúzni a házigazdától (kivéve igen nagy létszámú fogadáson, ha nem vagyunk kitüntetett vendégek, illetve ha a házigazda másokkal van elfoglalva).
A fogadás vége előtt (kétórás fogadásnál 15-20 perccel, egyórás fogadásnál kb. 10 perccel), amikor a vendégek távozni kezdenek, a fogadási vonal, ezúttal ellentétes irányban (bár ez nem mindig kötelező), ismét feláll az ajtónál. Kézfogással és a meghívásért mondott néhány köszönő szóval illik távozni.