Információtartalom vázlata
- Milyen udvariassági szempontok alapján történik a két tárgyaló csoport bemutatkozása?
- Milyen kellékek használatát tartja fontosnak a bemutatkozás során?
- Hogyan készíti elő a találkozót?
Programszervezés
Nem közömbös, hogy a hivatalos tárgyalásokat folytató delegációk, tárgyaló felek milyen összképet alkotnak a vendéglátókról. Látogatásuk érdemi része a tárgyalóasztalok mellett dől el, de ennek pontos szervezőmunkával kell kiegészülnie. A kettő nagyon szorosan összefügg egymással, mert hiába sikeres a tárgyalás, ha a vendégnek nem megfelelő a szállodai elhelyezése, nincs ott idejében a gépkocsija, ha elkésik a következő helyszínen lévő tárgyalásáról, ha nem megfelelő szinten fogadják stb. Ilyen esetben azt fogja mondani, hogy nagyon szervezetlen volt minden, és ezzel a kellemetlen élménnyel fog elutazni.
A tárgyaló partnerek érkezését megelőző feladatok (a találkozó előkészítése)
- A sikeres hivatalos tárgyalások érdekében háttérinformációkat kell beszerezni, így lehet felkészülni pontosan a tárgyaló feleknek a megbeszélésekre. Tudakozódni kell többek között az iránt, hogy a vendégeknek van-e az ajánlott programmal kapcsolatban valamilyen kívánságuk, kivel óhajtanak találkozni. A vendégeknek vannak-e valamilyen különleges érdeklődési körük, ezek ismeretében lehet megszervezni figyelmesen a szabadidős programot (ha kell).
- Mindkét félnek az az érdeke, hogy jó légkörben folyjék a megbeszélés, és a légkör alakulásában a házigazdának is, a vendégnek is megvan a tennivalója.
- Egy-két üzleti partnerrel a vezető a saját szobájában is tud tárgyalni, de nagyobb létszám esetén külön helyiségre van szükség. Ha a saját szobájában folytat megbeszélést, akkor sem maradhat az íróasztala mellett, mert ez udvariatlanság. Nem ültetheti partnerét az íróasztala előtt álló székre, és nem ültetheti tőle távol lévő külön asztalhoz sem. Mindkettőjüknek azonos pozícióban kell ülniük az asztalnál, erre van a külön tárgyalóasztal. Arra is figyelni kell, hogy a partner kényelmesen kezelhesse az iratait anélkül, hogy abba más belenézhetne, és a vezetőnk is hasonlóképpen kezelhesse az iratait.
- Külön tárgyalóteremre nemcsak nagyobb létszámú tárgyaló partnerek megbeszélésekor lehet szükség, akár két-három ember is elvonulhat külön terembe, hogy zavartalanul tudják a megbeszélésüket folytatni.
- Ha a tárgyalásra a mi munkahelyünkön kerül sor, akkor megfelelően előkészített helyiségről kell gondoskodni (tiszta levegőjű, megfelelő hőmérsékletű, kellően megvilágított helyiség), amelyik megfelel a tárgyaló felek létszámának. A teremnek is, a vezető szobájának is a konszolidáltságot kell árasztania. Ehhez hozzátartozik a tisztaság, a székek kényelmessége, a technikai eszközök korszerűsége. A kellemes légkör mindenkire jó hatással van, és ha jól érzi magát a tárgyaló partner, akkor várhatóan könnyebben lehet vele tárgyalni, megegyezni.
- A jó közérzetet a kellemes tárgyalóhelyiség mellett a vendéglátás megfelelő módja, színvonala is segíti. Általában aprósüteményt (sósat, édeset), esetleg szendvicset, üdítőitalt, kávét vagy teát szokás kínálni. Ezek között van, amit előre be lehet készíteni az asztalra (vagy egy kis asztalra), és van, amit nem viszünk be a tárgyalás megkezdése előtt. Arra is gondot kell fordítani, hogy a bekészített étel, ital elfogyasztásához szükséges eszközök rendelkezésre álljanak.
A tárgyaló felek fogadása, bemutatása
- Meg kell szervezni a vendégek fogadását. A delegáció megérkezését követően találkozik a két üzletfél, a delegáció tagjai. A tárgyalni kívánt legfontosabb témákat már előzőleg egyeztették.
- A bemutatás harmadik fél segítségével való megismerkedés. A hivatalos életben a protokoll szükségszerű tartozéka, a társasági érintkezésben a kapcsolatteremtés nélkülözhetetlen és gyakori formája.
- Kétoldalú tárgyalásokon a delegációvezető kötelessége, hogy bemutassa kollégáit vagy delegációjának tagjait, név és rang szerint. A bemutatásra a kölcsönös üdvözlés után, az érdemi tárgyalási témákra való rátérés előtt kell sort keríteni.
- A bemutatás sorrendje: a fiatalabbat az idősebbnek, a férfit a nőnek, az alacsonyabb rangút a magasabb rangúnak kell bemutatni.
- Gyakran elkövetik azt a hibát, hogy a bemutatottak maguk is bemutatkoznak. Ez fölösleges.
- A névjegykártya használata az üzleti életben elengedhetetlen, és sok esetben megkönnyíti, egyszerűbbé teszi a munkát. A tárgyaló fél megérkezésekor a rendezvény szervezésével megbízott személy – udvarias szavak kíséretében – bemutatja egymásnak a tárgyaló feleket, akik átadják egymásnak a névjegykártyájukat, amit illik elolvasni és úgy eltenni.
- Minden programnak van egy főfelelőse, aki összefogja, átlátja az egész eseményt, az esetek többségében a protokollos. A többiek részfeladatokat kapnak. Csak annyi intézkedést tegyenek, amennyire felhatalmazásuk van.
- A protokollosnak mindig törődnie kell azzal, hogy az alkalomhoz illő, egyszerű, elegáns, tiszta legyen az öltözete és ápolt a frizurája. A megjelenése tükrözze a magával és másokkal szembeni igényességét, és mint köztisztviselő, legyen tekintettel arra, hogy a hivatalt képviseli. A protokollosnak határozottnak kell lennie. Ő ellenőriz mindent. Legyen udvarias, figyelmes, tudjon az állandóan változó helyzetben gyorsan dönteni. Érzelmi megnyilvánulásoktól mentesen kell beszélnie, cselekednie. Ha ideges, ezt a vendégek nem vehetik észre. A protokollos magatartása tükrözze a kellő szakmai és általános műveltséget, a jó ízlést és a kiegyensúlyozott lelkialkatot.
Összefoglalva, a tárgyalás folyamatának különböző szakaszai vannak:
- A tárgyalás kezdeményezése (megállapodás az időpontjában, a helyében és a tárgyában)
- A tárgyalásra való felkészülés (információk szerzése, a cél eldöntése)
- Találkozás a megbeszélt időpontban és helyen (üdvözlés, szemkontaktus, udvariassági formulák, semleges témáról való beszélgetés kezdeményezése)
- A tárgyalás megkezdése, lebonyolítása (indítás, ajánlattétel, engedmények, alku)
- Megállapodás