Információtartalom vázlata
- Hogyan készül fel a tárgyalásra?
- A tárgyaláson milyen viselkedés-, kommunikációs stratégiákat alakíthat ki?
- A mellékelt képekből/idézetből milyen következtetés(eke)t tud levonni?
A tárgyalás fogalma, lényege
A tárgyalás a konfliktusok megoldásának legáltalánosabb eszköze. A konfliktusok többfélék lehetnek: egy kölcsönös érdekeket szolgáló megállapodásnál is tisztázni kell a feltételeket, egy ártárgyaláson kemény üzleti megfontolást kell érvényre juttatni, egy szerződésnél jogi feltételeket kell kikötni. A tárgyalások alapvető lényege, hogy a feleknek valahol közös az érdekük, de álláspontjaik különbözőek az érdekek megítélésében. A tárgyalás folyamata tehát az érdekek fokozatos közelítése a kölcsönösen elfogadható álláspont megtalálásáig. Az üzleti életben a tárgyalásoknak fontos szerepe van, hiszen általában ezen múlik az üzlet létrehozása.
A tárgyaláson részt vevő mindkét fél arra törekszik, hogy a maga számára legelőnyösebb eredményt érje el, és ezt megállapodásban, szerződésben rögzítsék. Ehhez érvekkel meg kell győzni a másik felet, azaz „rá kell bírni őt”, hogy elfogadhatónak tartsa az álláspontunkat. Ezt pedig csak megfelelő felkészültséggel lehet elérni.
Felkészülés a tárgyalásra
A felkészültség része: a szakmai felkészültség és a jó tárgyalási, kommunikációs készség. A szakmai felkészültséghez hozzátartozik a téma alapos ismerete, a témával kapcsolatos jogszabályok ismerete. Elegendő és megfelelő információval kell rendelkezni a tárgyaló partnerről és az általa képviselt cégről is. A jó tárgyalási, kommunikációs készséghez hozzátartozik a konfliktus kerülése, az empátiakészség, a megfelelő hangerő, artikuláció használata, sőt még a humorérzék is.
A felkészülés során át kell gondolni, hogy mi legyen a minimális, illetve a maximális célkitűzés. Ennek megfelelően kell kigondolni a stratégiát és a taktikai lépéseket. (A stratégia meghatározott cél elérésére irányuló tevékenység, a taktika a cél eléréséhez vezető kis lépések összessége.) Végig kell gondolni, hogy a tárgyalandó téma részkérdéseit milyen sorrendben hozzuk elő, mikor térjünk rá a számunkra fontos, illetve a kevésbé fontos kérdésekre, és azt is, hogy a tárgyaló partner várható kérdéseire, érveire hogyan reagáljunk.
A felkészüléshez hozzátartozik a tárgyalási terv elkészítése. Pontjai a következők lehetnek:
- alakítsuk ki a megfelelő tárgyalási környezetet,
- ismerjük fel és jelöljük ki a céljainkat,
- határozzuk meg az egyes tárgyalópartnerek szerepét,
- nyissuk meg a tárgyalást,
- tudjuk, hogy mikor kell beszélni, és mikor kell hallgatni,
- tegyünk javaslatot,
- foglaljuk össze az elhangzottakat,
- zárjuk le a tárgyalást, erősítsük meg az eredményeit.
A tárgyalás helyszínének előkészítése
A megfelelő tárgyalási légkör elengedhetetlen a bizalom megteremtése szempontjából. Ehhez szükséges a terem kiszellőztetése, a kényelmes székek, legyen elég hely minden fél számára, illetve ha szükséges, a szemléltetéshez. A környezet mindkét fél számára legyen kellemes, és ne keltsen egyikükben sem ellenérzést. Kellemetlen helyzethez vezethet, ha az egyik szék alacsonyabb, mint a másik, ha a felek túl közel vagy túl távol helyezkednek el egymástól, ha egyiküknek háttal kell ülnie az ajtónak, ha valakinek a szemébe süt a nap stb., Legyen elegendő hely a tárgyalóasztalon ahhoz, hogy az iratokat áttekinthetően lehessen elhelyezni.
Viselkedés a tárgyalás során
- A tárgyalás során következetesnek, de ugyanakkor rugalmasnak is kell lennünk. Tudni kell kompromisszumokat kötni, engedményeket adni.
- Kerülni kell a kategorikus kijelentéseket: „szó sem lehet róla”, „soha” stb.
- Nem szabad határozatlannak lenni, mert ez azt jelzi, hogy a szakmai felkészültségünk gyenge az adott témában.
- A tárgyalás kimenetele attól is függ, hogy ki hogyan tud érvelni, és hogyan tud kérdezni.
- Figyelmet kell fordítani a verbális és nem verbális megnyilvánulásokra.
- Akkor is őrizzük meg a nyugalmunkat, ha partnerünk rámenősebb.
- A tárgyalás eredményeként mindegyik fél „jól akar járni”, ezért mindegyik arra törekszik, hogy minél több engedményt kapjon a másiktól. Az első engedményt megtehetjük mi, hogy ezzel is bizonyítsuk megegyezési szándékunkat, de ezután meg kell várni partnerünk válaszlépését.
- Alakulhat úgy a tárgyalás, hogy minden próbálkozásunk ellenére sem jutunk egyről a kettőre. Ilyenkor két dolgot tehetünk: Megszakítjuk a tárgyalást úgy, hogy rövid szünetet javasolunk, és megkínáljuk a partnerünket a bekészített harapnivalóval, üdítővel, kávéval. Másik megoldásként választhatjuk azt – ha reménytelennek látszik a megállapodás –, hogy befejezzük a tárgyalást, és ezt a szándékunkat tudtára adjuk a partnerünknek.
- Ha sikerül megegyezni, akkor a megállapodást írásba kell foglalni (jegyzőkönyv).
- Fontos, hogy a tárgyalás menetét rendszeresen összefoglaljuk, de az is fontos, hogy végighallgassuk a másik fél összefoglalását.
- Minden találkozó akkor igazán sikeres, hogy mindkét fél elérte, amit célul tűzött ki.
A jó tárgyaló jellemzői
- agilis: gyors, mozgékony, életrevaló
- alkalmazkodó: viselkedésével, cselekedeteivel az adott körülményekhez igazodik
- céltudatos: a célt világosan látja, annak elérésére határozottan törekszik, erejét, képességeit megfelelően tudja kamatoztatni
- dinamikus: erőteljes, lendületes
- diplomatikus: a társas érintkezéshez szükséges kifinomult érzékkel rendelkezik, hajlékony modorú
- diszkrét: titoktartó
- együttműködő: másokkal közösen, összhangban, társait támogatva tevékenykedik
- fegyelmezett: magatartásában, cselekedeteiben mértéktartó, alkalmazkodik a társadalmi-közösségi normákhoz
- figyelmes: kedves, udvarias, előzékeny, tekintetbe vesz másokat
- fogékony: a hatásokat könnyen befogadó, jó értelmi képességű
- gyakorlatias: a valóságos viszonyokat jól ismeri, és rugalmasan alkalmazkodik hozzájuk, a célravezető megoldásokat megtalálja, és alkalmazni tudja
- határozott: céljának biztos tudatában habozás és késlekedés nélkül képes dönteni és cselekedni
- körültekintő: elővigyázatos, gondos, alaposan fontolóra veszi a várható körülményeket, fejleményeket
- rokonszenves: maga iránt szimpátiát kelt, megnyerő
- szívós: a nehézségeket, bajokat könnyen tűri és elviseli
- tárgyilagos: a dolgokat a valóságos tényeknek megfelelően, érzelmi állásfoglalás, elfogultság nélkül ítéli meg
- toleráns: mások ellenkező meggyőződését tiszteletben tartó
A tárgyalási stratégiák típusai
A tárgyalás során háromféle tárgyalási stratégiát különböztethetünk meg. Nagyon ritka az olyan ember, akire tisztán jellemző az egyik típus. Általában kettőnek vagy akár mindháromnak a keverékéből épül fel az ember saját típusa. Valamelyik a három közül azonban meghatározóbb, mint a másik kettő, ez adja meg az ember alaptípusát.
- Az ösztönös stratégiát követő tárgyaló elsősorban korábbi tapasztalataira, ismeretségére, kapcsolataira épít. Az előkészületre kevés gondot fordít, fő módszere a rögtönzés. Tárgyalási fogásait ráérzés, intuíció alapján határozza meg. Tapasztalt emberismerő. Az új lehetőségeket elsietve, türelmetlenül mutatja be, a felszínen marad. Előnye a könnyed kapcsolatteremtés, a magabiztosság, azonban kevéssé alkalmazkodó és igényes, új ajánlatokat nem tud hatékonyan képviselni.
- A merev stratégiát alkalmazó tárgyaló hosszasan és alaposan felkészül, temérdek információt gyűjt, részletesen kidolgozza az ajánlattétel tartalmát és módját. Precízen felépíti a leendő tárgyalás egyes pontjainak sorrendiségét saját elképzelése, logikája szerint, és ragaszkodik is hozzá. Ha partnere váratlanul eltér e hagyományos logikától, ha a tárgyalás menetében más sorrendet akar, vagy felmerül egy váratlan kérdés, akkor megzavarodik, kiesik a szerepéből, gondolkodási időt igényel. Mire válaszolna, a tárgyalás menete már túljutott a kérdéses témán.
- A rugalmas stratégiát alkalmazó tárgyaló a tapasztalatára épít, de egy-egy tárgyalásra tudatosan készül előzetes információi kiegészítésével. Improvizálásra képes, gondolkodásmódja gyors, ezért „válasz kész”, a kérdések nem zavarják, mert előre tudja, a partner miben kér részletesebb közléseket. Tárgyalásmódja könnyed, kapcsolatteremtése fejlett, arra törekszik, hogy közte és partnere között egyensúlyhelyzet alakuljon ki.