Tenderfüzet:

Tartalmazza a megrendelő igényei alapján kidolgozott kiírási feltételeket (műszaki, kereskedelmi..)
Részei:

• általános feltételek: tartalmazzák az adott országban kiírásra kerülő, minden tenderre vonatkozó feltételeket (kik vehetnek részt, milyen paraméterekkel kell rendelkezniük, pályázat nyelve, példányszám, előzetes anyagi biztosíték (bánatpénz) mértéke formája. Néhány országra jellemző, hogy feltételül köti ki helyi ügynök , cég bekapcsolását, a megvalósítás során helyi iroda fenntartását a kiíró országában
• műszaki feltételek: a megrendelni szándékozott árú, berendezés, szolgáltatás pontos, részletes műszaki, minőségi paraméterei. Komplett beruházások esetén rendkívül terjedelmes lehet. Az ajánlattevőnek az előre közölt feltételek keretei között kell maradni. Több változatot is kidolgozhatnak az ajánlattevők, a megrendelő számára a kiírtnál előnyösebb műszaki feltételek mellett is elkészíthetik ajánlataikat. A kiíró a műszaki feltételekre vonatkozó részeket többnyire nagyon részletes bontásban kéri, azért, hogy a rendelést esetleg megoszthassa. Ilyen esetekben azt is megjelölik, hogy melyik részpályázó fogja a résztvevők tevékenységét összehangolni.
• kereskedelmi feltételek: fizetés módja, ütemezése, garanciák, bánatpénz, hitelnyújtás stb. A tenderfüzetet meghatározott (vissza nem térítendő) összegért lehet megvásárolni.
• formai előírások: csak meghatározott formanyomtatványok használhatók, az ajánlatot zárt, lepecsételt borítékban, személyesen (átvételi elismervény) kell a kiíró szervezetnek átadni, megelőzendő az indiszkréciót
• prekvalifikáció (előminősítés). A kiíró annak érdekében, hogy csak szakmailag felkészült, biztos anyagi háttérrel rendelkező cégek jelentkezzenek, előírhat referenciákat, a pénzügyi, vagyoni helyzetre, működésre vonatkozó adatok közlését, esetleg egyéb információk nyújtását (cégbejegyzés, alaptőke, üzleti jelentés, működés ideje stb.)
• referencia lista: a szakmai háttér meglétét bizonyítja. Fel kell sorolni azokat a létesítményeket, projekteket, amelyeket a versenyző cég az adott területen már megvalósított. Módot kell adni a létesítmények megtekintésére is.
• Bánatpénz: a résztvevőknek szándékuk komolyságát bizonyítandó egy- a tenderfüzetben meghatározott – összeget letétbe kell helyezni. A letétbe helyezésre az ajánlatok beérkezése előtt kerül sor. Formák: bankban elhelyezett készpénz (kisebb értékű megrendelés esetén), letétbe helyezett forgalomképes értékpapírok, speciális bankgarancia. Leggyakrabban a bankgarancia (tender bond) kerül alkalmazásra, Ez egy, a bank saját nevében tett önálló kötelezettségvállalás, amelynek értelmében meghatározott összeg (általában a vállalási érték 5 százaléka) kifizetését garantálja a bank a kiírónak abban az esetben, ha az ajánlattevő nem a kiírás feltételeinek megfelelően járna el. Esetleg megnyeri a tendert, de nem köt szerződést, vagy eláll a teljesítéstől. A bankgarancia ezen típusát nevezik bánatpénz pótló garanciának. Sok esetben a  kiíró a saját országában működő bank garanciáját írja elő. Ennek költsége a pályázó számára nagyobb, mert az ajánlattevő bankjának kell felkérni –levelezői kapcsolatai útján- a garancia nyújtására a külföldi bankot. Értékpapír letétbe helyezése ritkább. A letétként elfogadható értékpapírok típusát előre közlik. A versenytárgyalás befejezése után a bánatpénz, vagy a bánatpénz pótló garancia felszabadul. Az ajánlattevők számára az értékpapír letét, bankgarancia előnyösebb, mint a készpénz letét, mert nincs kamatveszteség.
  

Felkészülés:

költségek felmérése, esélyek latolgatása, eldöntendő, hogy valószínűleg mi a fontosabb az ajánlati ár, vagy a minőség, alkupoziciók kialakítása. Piaci poziciók, kapcsolatok, versenytársak feltérképezése

Ha a részvétel mellett dönt a cég, teendők:

• esetleg konzultáció a kiíróval
• feltételek, helyszín, körülmények megismerése
• előírt információk dokumentumok beszerzése (referenciák, garancia, előminősítési adatok, vállalkozással kapcsolatos dokumentumok…)
• a dokumentáció előkészítése, tervek, számítások
• személyi feltételek
• helyi partnerekkel történő kapcsolatfelvétel
• ajánlat (versenyképes, ésszerű) elkészítése, ajánlati kötöttség, bánatpénz